Registrierkassenpflicht: Wer braucht eine Kasse?
Von Bernhard Götzendorfer, Stand:
Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Was Fiskalisierung in Österreich heißt
Wer in Österreich nach Fiskalisierung sucht, meint meist die Registrierkassenpflicht. Das Gesetz spricht von einem elektronischen Aufzeichnungssystem. Gemeint ist eine Registrierkasse, ein Kassensystem oder ein anderes elektronisches System, das jede Bareinnahme einzeln erfasst (§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO).
Dazu kommt der Manipulationsschutz. Jede Registrierkasse braucht eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie signiert jeden Barumsatz mit einer eigenen Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, die dir zugeordnet ist. Die Signatur steht auf jedem Beleg (§ 131b Abs. 2 BAO). Am Kassenbeleg erkennst du sie als maschinenlesbaren Code, zum Beispiel als QR-Code (USP Registrierkassen).
Wer eine Registrierkasse braucht
Die Pflicht hängt an zwei Grenzen. Dein Jahresumsatz erreicht € 15.000 je Betrieb, und die Barumsätze dieses Betriebs liegen über € 7.500 im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Es müssen beide Grenzen erfüllt sein. Ein Betrieb kann ein Gewerbe sein, eine selbständige Arbeit oder eine Land- und Forstwirtschaft (USP Registrierkassen).
Barumsatz heißt nicht nur Bargeld. Als Barzahlung zählen laut § 131b Abs. 1 Z 3 BAO auch:
- Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte
- andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen
- Barschecks
- Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen, die du selbst ausgegeben hast und statt Geld annimmst
| Was | Grenze oder Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| Beleg | bei jeder Barzahlung, ab dem ersten Euro | § 132a Abs. 1 BAO |
| Registrierkasse | ab € 15.000 Jahresumsatz je Betrieb und mehr als € 7.500 Barumsätze | § 131b Abs. 1 Z 2 BAO |
| Barumsatz | Bargeld, Karte, andere elektronische Zahlungen, Barschecks, eigene Gutscheine | § 131b Abs. 1 Z 3 BAO |
| Beginn | ab dem vierten Monat nach Ende des Voranmeldungszeitraums mit der Überschreitung | § 131b Abs. 3 BAO |
| Erleichterung | Umsätze im Freien, in Hütten, Buschenschanken und kleinen Kantinen: bis € 45.000 im Kalenderjahr weder Kasse noch Beleg | § 131 Abs. 4 Z 1 BAO, § 1 Abs. 4 BarUV 2015 |
| Manipulationsschutz | Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, Meldung in FinanzOnline, Startbeleg, Monats- und Jahresbeleg | §§ 6, 8, 15 und 16 RKSV |
Ab wann die Pflicht gilt
Die Pflicht beginnt nicht am Tag, an dem du die Grenzen überschreitest. Sie gilt ab Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Grenzen erstmals überschritten hast (§ 131b Abs. 3 BAO). Der Voranmeldungszeitraum ist dein Monat oder dein Quartal für die Umsatzsteuer.
Zwei Beispiele des BMF. Meldest du monatlich und überschreitest die Grenzen im Februar, brauchst du die Kasse ab 1. Juni. Meldest du vierteljährlich und überschreitest sie im April, endet das Quartal im Juni. Dann brauchst du die Kasse ab 1. Oktober (USP Registrierkassen).
Die Pflicht kann auch wieder wegfallen. Dafür überschreitest du die Grenzen in einem Folgejahr nicht, und es ist aus besonderen Umständen absehbar, dass das so bleibt. Dann entfällt die Kasse mit Beginn des nächsten Kalenderjahres (§ 131b Abs. 3 BAO). Den Beleg gibst du weiter bei jeder Barzahlung (USP Registrierkassen).
Der Beleg gilt ab dem ersten Euro
Die Belegpflicht hat keine Betragsgrenze. Ausnahmen gibt es nur für wenige Umsätze, siehe unten. Bei jeder Barzahlung gibst du der Kundschaft einen Beleg, auch ohne Registrierkasse (§ 132a Abs. 1 BAO). Unter den Grenzen darfst du ihn auch von Hand schreiben, etwa auf einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer (USP Registrierkassen).
Den Beleg darfst du auch elektronisch anbieten, wenn ihn die Kundschaft gleich nach der Zahlung abrufen kann. Verlangt sie einen Ausdruck, bekommt sie ihn auf Papier (§ 132a Abs. 1 BAO). Seit 1. Oktober 2026 hat die Kundschaft ausdrücklich Anspruch auf diesen Ausdruck. Von jedem Beleg hebst du eine Durchschrift oder eine gespeicherte Zweitschrift auf. Die Frist sind sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem du den Beleg ausgestellt hast (§ 132a Abs. 6 BAO).
Auf jedem Beleg stehen mindestens fünf Angaben (§ 132a Abs. 3 BAO):
- wer liefert oder leistet, eindeutig bezeichnet
- eine fortlaufende Nummer, die den Vorgang einmalig bezeichnet
- der Tag, an dem du den Beleg ausstellst
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder die Art und der Umfang der Leistung
- der Betrag der Barzahlung
Ausnahmen und Erleichterungen
Für bestimmte Umsätze gibt es eine vereinfachte Ermittlung der Tageslosung. Du zählst dann am Ende des Tages den Kassastand und rechnest die Einnahmen zurück. Das regelt die Barumsatzverordnung 2015, kurz BarUV 2015 (§ 1 Abs. 2 BarUV 2015). In diesen Fällen brauchst du weder eine Registrierkasse noch einen Beleg (§ 1 Abs. 4 BarUV 2015).
Die Grenze liegt bei € 45.000 im Kalenderjahr (§ 131 Abs. 4 Z 1 BAO, Fassung ab 1. Jänner 2026). Sie gilt für dich als Steuerpflichtige oder Steuerpflichtigen und jeweils für jede dieser Umsatzarten. Das BMF nennt den Betrag netto. Für Umsätze im Freien hieß das früher die „Kalte-Hände-Regel“. Die Erleichterung gilt für:
- Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen, wenn sie nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen entstehen
- Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten
- Buschenschanken, die an höchstens 14 Tagen im Kalenderjahr offen haben
- Kantinen gemeinnütziger Vereine an höchstens 52 Tagen im Kalenderjahr
Weitere Sonderregeln
Überschreitest du die € 45.000, brauchst du Kasse und Beleg ab Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem das passiert ist (§ 2 Abs. 2 BarUV 2015).
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten entfallen Kasse und Beleg, wenn der einzelne Umsatz höchstens € 20 ausmacht. Das gilt für Automaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb gegangen sind (§ 4 Abs. 1 BarUV 2015). Auch bestimmte Geschäftsbetriebe steuerlich begünstigter Körperschaften, etwa Vereine, dürfen vereinfacht rechnen (§ 3 BarUV 2015).
Verkaufst du über einen Onlineshop, brauchst du für diese Umsätze keine Registrierkasse. Voraussetzung ist, dass niemand dir direkt Bargeld gibt und der Vertrag über eine Online-Plattform zustande kommt (§ 6 BarUV 2015). Belege stellst du dabei trotzdem aus (USP Registrierkassen).
Arbeitest du außerhalb deiner Betriebsstätte, etwa als mobile Friseurin, darfst du Barumsätze nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in die Kasse eintragen. Bei der Zahlung gibst du einen Beleg und behältst eine Durchschrift (§ 7 Abs. 1 BarUV 2015). Für Taxi und Mietwagen gilt das nicht (§ 7 Abs. 2 BarUV 2015).
Was die Kasse können muss
Die technischen Regeln stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV. Für dich zählen vor allem diese Schritte:
- Signatur- oder Siegelerstellungseinheit kaufen. Du erwirbst sie bei einem Vertrauensdiensteanbieter, der qualifizierte Zertifikate anbietet, und trägst die Kosten selbst (§ 15 Abs. 1 RKSV).
- Startbeleg erstellen. Der erste Beleg der Kasse hat den Betrag null und startet die Verkettung aller weiteren Belege (§ 3 Z 26 und § 6 Abs. 1 RKSV).
- In FinanzOnline melden. Du meldest die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und die Registrierkasse spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme (§ 6 Abs. 3 und § 16 Abs. 1 RKSV).
- Startbeleg prüfen. Gleich nach der Meldung prüfst du mit dem Startbeleg, ob die Signatur funktioniert. Das Ergebnis hebst du mit dem Startbeleg auf (§ 6 Abs. 4 RKSV).
- Monatsbeleg speichern. Zu jedem Monatsende speichert die Kasse den Zwischenstand als signierten Beleg mit Betrag null (§ 8 Abs. 2 RKSV).
- Jahresbeleg behandeln. Der Monatsbeleg zum Jahresende ist der Jahresbeleg. Du druckst ihn aus, prüfst ihn und bewahrst ihn auf (§ 8 Abs. 3 RKSV).
Kassenbeleg und Ausfall
Auf dem Kassenbeleg stehen zusätzlich zu den fünf Angaben weitere Daten. Dazu gehören die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, der Betrag nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code (§ 132a Abs. 8 BAO; USP Registrierkassen).
Fällt die Sicherheitseinrichtung nicht nur vorübergehend aus, etwa durch Diebstahl oder einen Defekt, meldest du das ohne unnötigen Aufschub. Das geht über FinanzOnline oder beim Finanzamt (§ 17 Abs. 1 RKSV).
Registrierkasse und Buchhaltung
Die Registrierkasse erfasst deine Barverkäufe einzeln und erstellt die Belege. Deine Buchhaltung ist etwas anderes. Dort brauchst du die Umsätze aus der Kasse als Einnahmen, zusammen mit deinen Ausgaben. Wie die Zahlen aus deiner Kasse in die Buchhaltung kommen, stimmst du mit deiner Steuerberatung ab.
BuchhaltGenie ist keine Registrierkasse. Deine Ausgaben, Belege und Rechnungen an Firmen machst du hier. Ab Basis liest BuchhaltGenie deinen Kontoauszug ein, und deine Steuerberatung holt sich die Datei selbst. Für Barverkäufe an der Theke brauchst du ab den Grenzen eine eigene Registrierkasse.
Was andere an dieser Stelle auch gefragt haben
Was heißt Fiskalisierung in Österreich?
Meist ist die Registrierkassenpflicht gemeint. Ab den Grenzen erfasst du jede Bareinnahme einzeln in einer Kasse mit Manipulationsschutz. Jeder Barumsatz bekommt dabei eine Signatur, die auf dem Beleg steht.
Zählt eine Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbare elektronische Zahlungen gelten als Barzahlung. Sie zählen zu den € 7.500, und du gibst dafür einen Beleg.
Brauche ich unter den Grenzen gar nichts?
Doch, einen Beleg. Den gibst du bei jeder Barzahlung, schon ab dem ersten Euro. Unter den Grenzen darfst du ihn auch von Hand schreiben, etwa auf einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer.
Kann BuchhaltGenie meine Registrierkasse ersetzen?
Nein. BuchhaltGenie ist keine Registrierkasse. Deine Ausgaben, Belege und Rechnungen an Firmen machst du hier. Die Kasse für Barverkäufe brauchst du ab den Grenzen zusätzlich.
Quellen
- § 131b BAO, Registrierkassenpflicht und Barumsatz (RIS)abgerufen am
- § 132a BAO, Belegerteilungspflicht (RIS)abgerufen am
- § 131 BAO, Erleichterungen in Abs. 4 (RIS)abgerufen am
- Barumsatzverordnung 2015 (RIS)abgerufen am
- Registrierkassensicherheitsverordnung, RKSV (RIS)abgerufen am
- Registrierkassenpflicht (USP, BMF)abgerufen am
