Vereinfachte Rechnung: Was muss als Kleinunternehmer drauf?
Beispielbetrieb
Musterstraße 12, 1010 Wien
Empfänger
Café Nordlicht e.U.
Lindengasse 7, 1070 Wien
Rechnung RE-2026-00026
Rechnungsdatum: 10.10.2026
Workshop Buchhaltung
4 Stunden · € 120,00 je Stunde
Leistungsdatum: 10.10.2026
Gesamtbetrag
€ 480,00
Fällig am 24.10.2026
Umsatzsteuerfrei – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
Von Bernhard Götzendorfer, Stand:
Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Als Kleinunternehmer darfst du für Umsätze ab 1. Jänner 2025 bei jedem Betrag eine vereinfachte Rechnung schreiben (§ 11 Abs. 6 UStG). Name und Anschrift deiner Kundschaft, die Rechnungsnummer und die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) dürfen dann fehlen.
Was auf der vereinfachten Rechnung stehen muss
Die vereinfachte Rechnung ist kürzer als eine vollständige. Leer ist sie nicht. Diese Angaben verlangt § 11 Abs. 6 UStG:
- das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst
- dein Name und deine Anschrift
- was du geliefert hast, mit Menge und handelsüblicher Bezeichnung, oder was du geleistet hast, mit Art und Umfang
- der Tag der Lieferung oder Leistung, bei längeren Aufträgen der Zeitraum
- der Betrag, bei steuerpflichtigen Betrieben der Preis samt Steuer in einer Summe
- der Steuersatz, als Kleinunternehmer an seiner Stelle der Hinweis auf die Befreiung
Der Hinweis auf die Befreiung
Das Gesetz verlangt auf der vereinfachten Rechnung den Steuersatz. Als Kleinunternehmer hast du keinen, deshalb schreibst du an diese Stelle den Hinweis, dass die Befreiung für Kleinunternehmer gilt. So sieht deine Kundschaft sofort, warum keine Steuer auf der Rechnung steht.
Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben, dieser funktioniert: Umsatzsteuerfrei – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.
Einen Steuersatz wie 20 % schreibst du nicht auf die Rechnung. Geht sie an eine Firma, kannst du die Steuer sonst allein wegen der Rechnung schulden (§ 11 Abs. 12 UStG).
Was fehlen darf
Gegenüber einer vollständigen Rechnung darfst du vier Angaben weglassen. Das gilt auch für Rechnungen an Firmen in Österreich, denn das Gesetz beschränkt die Vereinfachung nicht auf Privatkundschaft. Weglassen darfst du:
- Name und Anschrift deiner Kundin oder deines Kunden
- die fortlaufende Rechnungsnummer
- deine UID-Nummer und die deiner Kundschaft (in Österreich ATU und 8 Ziffern)
- den Steuerbetrag als eigene Zeile
Weglassen darfst du, du musst aber nicht
Eine vollständige Rechnung darfst du immer schreiben. Und eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir beim Ordnen und bei Rückfragen, auch wenn sie fehlen darf.
Eine eigene UID-Nummer bekommst du als Kleinunternehmer ohnehin nur, wenn du sie für Geschäfte mit Firmen in anderen EU-Staaten brauchst.
Wann die Vereinfachung nicht gilt
In diesen Fällen brauchst du auch als Kleinunternehmer eine vollständige Rechnung:
- Du verrechnest einer Firma im EU-Ausland eine Leistung, und die Firma schuldet die Steuer. Das heißt Reverse Charge: die Steuerschuld geht auf deine Kundschaft über.
- Du verkaufst Ware im Versandhandel.
- Du nimmst die Befreiung nicht mehr in Anspruch, weil du über die Grenze gekommen bist oder auf sie verzichtet hast. Dann gilt die Vereinfachung nur noch bis € 400 brutto, wie für jeden anderen Betrieb.
Ein Beispiel: Mias Rechnung an ein Café
Mia ist Fotografin und Kleinunternehmerin. 2025 lag ihr Umsatz unter € 55.000, bis Oktober 2026 hat sie € 30.000 umgesetzt. Am 12. Oktober 2026 fotografiert sie für ein Café die neue Speisekarte. Vereinbart sind € 1.250.
Zuerst die Grenze: € 30.000 plus € 1.250 ergibt € 31.250. Das liegt unter € 55.000, Mia bleibt befreit. Name und Anschrift des Cafés, eine Rechnungsnummer und eine UID-Nummer dürfen auf ihrer Rechnung fehlen. Darauf steht:
- Rechnungsdatum 15. Oktober 2026
- Mias Name und Anschrift
- Fotoshooting Speisekarte, 4 Stunden, 20 bearbeitete Bilder
- Leistung am 12. Oktober 2026
- Betrag € 1.250,00
- Umsatzsteuerfrei – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
Zum Vergleich: Rechnungen mit Umsatzsteuer
Auf Mias Rechnung steht keine Umsatzsteuer. Das Café kann sich daraus also keine Vorsteuer holen, das ist die Umsatzsteuer, die eine Firma beim Finanzamt abziehen darf.
Ein Betrieb, der nicht befreit ist, verkauft Ware um € 360,00 brutto, mit 20 % Umsatzsteuer. Weil das unter € 400 liegt, reicht auch für ihn die vereinfachte Rechnung. Beim Betrag genügt „€ 360,00 inkl. 20 % USt". Der Rechenweg dahinter: 360,00 geteilt durch 1,2 ergibt € 300,00 ohne Steuer. Die Steuer ist die Differenz, also € 60,00. Kauft eine Firma ein, darf sie diese € 60,00 als Vorsteuer abziehen.
Und wenn Mia später im Jahr über € 60.500 kommt? Dann ist sie ab diesem Umsatz nicht mehr befreit. Für denselben Endpreis von € 1.250 heißt das bei 20 % Umsatzsteuer: 1.250,00 geteilt durch 1,2 ergibt gerundet € 1.041,67 ohne Steuer. Die Umsatzsteuer beträgt € 208,33. Für manche Leistungen gilt ein niedrigerer Satz. Frag im Zweifel deine Steuerberatung.
Weil der Betrag über € 400 liegt, braucht Mia jetzt eine vollständige Rechnung: mit den Daten des Cafés, fortlaufender Nummer, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und ihrer UID-Nummer. Als Kleinunternehmer hast du meist keine UID-Nummer. Beantrage sie beim Finanzamt, sobald die Befreiung wegfällt.
Typische Fehler
Diese Fehler kommen bei der vereinfachten Rechnung immer wieder vor:
- Nur Name und Anschrift der Kundschaft weglassen und den Rest für Pflicht halten. Auch Rechnungsnummer, UID-Nummer und der getrennte Steuerbetrag dürfen fehlen.
- Eine vereinfachte Rechnung an eine Firma im EU-Ausland schicken, die die Steuer schuldet. Dort gilt die Vereinfachung nicht.
- Nach dem Wegfall der Befreiung oder nach einem Verzicht weiter vereinfacht abrechnen, auch über € 400.
- Aus Gewohnheit Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben. Geht sie an eine Firma, schuldest du den Betrag dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst (§ 11 Abs. 12 UStG).
- Den Tag der Leistung vergessen. Er bleibt Pflicht. Fällt er auf das Rechnungsdatum, genügt ein Vermerk, dass Rechnungsdatum und Lieferdatum gleich sind.
Ausstellen und aufbewahren musst du trotzdem
Die Vereinfachung betrifft nur den Inhalt. Lieferst oder leistest du an eine Firma für ihr Unternehmen, musst du eine Rechnung ausstellen. Dafür hast du sechs Monate nach der Leistung Zeit (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer. Leistest du an eine Firma im EU-Ausland, die die Steuer schuldet, musst du bis zum 15. des Folgemonats ausstellen.
Jede Rechnung hebst du sieben Jahre lang auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung aus 2026 bewahrst du also bis 31. Dezember 2033 auf (§ 132 BAO). Läuft dann noch ein Verfahren beim Finanzamt, länger. Schickst du Rechnungen als PDF, muss deine Kundschaft einverstanden sein, und die Datei muss so lange unverändert und lesbar bleiben.
Was sich 2025 geändert hat
Neu seit Umsätzen ab 1. Jänner 2025: Kleinunternehmer dürfen die vereinfachte Rechnung bei jedem Betrag schreiben. Eingeführt hat das das Abgabenänderungsgesetz 2024 (BGBl. I Nr. 113/2024, in Kraft nach § 28 Abs. 64 UStG). Für alle anderen Betriebe gilt weiter die Grenze von € 400 brutto.
Zur selben Zeit hat sich die Kleinunternehmergrenze geändert. Sie liegt seit 2025 bei € 55.000 brutto, bis 2024 waren es € 35.000 netto. Was gilt, wenn du darüber kommst, steht im Leitfaden zur überschrittenen Grenze.
Wobei BuchhaltGenie hilft
BuchhaltGenie kennt deinen Steuerstatus. Stellst du als Kleinunternehmer aus, kannst du Name, Anschrift und UID-Nummer deiner Kundschaft leer lassen. Den Hinweis auf die Befreiung setzt BuchhaltGenie auf jede dieser Rechnungen. Die Rechnungsnummer vergibt es trotzdem, fortlaufend und ohne Lücke.
Bei Reverse Charge und bei Lieferungen an Firmen in anderen EU-Staaten bietet BuchhaltGenie die vereinfachte Rechnung gar nicht erst an.
Was andere an dieser Stelle auch gefragt haben
Darf ich die vereinfachte Rechnung auch an eine Firma schicken?
Ja, wenn die Firma in Österreich sitzt. § 11 Abs. 6 UStG beschränkt die Vereinfachung nicht auf Privatkundschaft. Ausgeschlossen sind Leistungen an Firmen im EU-Ausland, bei denen die Firma die Steuer schuldet.
Brauche ich auf der vereinfachten Rechnung eine Rechnungsnummer?
Nein, sie darf fehlen. Eine fortlaufende Nummer hilft dir aber beim Ordnen und bei Rückfragen. BuchhaltGenie vergibt sie deshalb trotzdem.
Ich habe als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung geschrieben. Was jetzt?
Ging die Rechnung an eine Firma, schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst (§ 11 Abs. 12 UStG). Wie du sie richtigstellst, klärt im Zweifel deine Steuerberatung.
Gilt die Vereinfachung noch, wenn ich über die Grenze komme?
Nur bis € 400 brutto. Sobald deine Befreiung wegfällt, gilt für dich dieselbe Grenze wie für jeden anderen Betrieb. Darüber brauchst du eine vollständige Rechnung.
Quellen
- § 6 UStG, Kleinunternehmer in Abs. 1 Z 27 (RIS)abgerufen am
- § 11 UStG, Rechnungen (RIS)abgerufen am
- § 28 UStG, Inkrafttreten (RIS)abgerufen am
- § 132 BAO, Aufbewahrung (RIS)abgerufen am
- Kleinbetragsrechnungen (Unternehmensserviceportal, BMF)abgerufen am
- Formerfordernisse einer Rechnung (Unternehmensserviceportal, BMF)abgerufen am
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Unternehmensserviceportal, BMF)abgerufen am
Noch etwas offen?
Schreib an office@buchhaltgenie.at. Ein Mensch antwortet.
Sophie ist eine KI im Tarif Pro. Mehr über Sophie
