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Vereinfachte Rechnung: Was muss als Klein­unternehmer drauf?

Als Kleinunternehmer darfst du seit 1. Jänner 2025 bei jedem Betrag eine vereinfachte Rechnung schreiben (§ 11 Abs 6 UStG). Name und Anschrift deiner Kundschaft, die Rechnungsnummer und die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) dürfen dann fehlen.

Von Bernhard Götzendorfer, Stand:

Was auf der vereinfachten Rechnung stehen muss

Die vereinfachte Rechnung ist kürzer als eine vollständige. Leer ist sie nicht. Diese Angaben verlangt § 11 Abs 6 UStG:

  • das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst
  • dein Name und deine Anschrift
  • was du geliefert hast, mit Menge und üblicher Bezeichnung, oder was du geleistet hast, mit Art und Umfang
  • der Tag der Lieferung oder Leistung, bei längeren Aufträgen der Zeitraum
  • der Betrag, bei steuerpflichtigen Betrieben der Preis samt Steuer in einer Summe
  • der Steuersatz. Als Kleinunternehmer schreibst du statt eines Steuersatzes den Hinweis, dass du befreit bist.

Der Hinweis auf die Befreiung

Das Gesetz nennt für die vereinfachte Rechnung den Steuersatz. Du bist als Kleinunternehmer befreit und weist keine Umsatzsteuer aus. Üblich ist deshalb ein Hinweis, dass die Befreiung für Kleinunternehmer gilt. So sieht deine Kundschaft sofort, warum keine Steuer auf der Rechnung steht.

Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor. Schreib den Hinweis immer dazu, dann bist du auf der sicheren Seite. Einen Steuersatz wie 20 % schreibst du nicht auf die Rechnung, sonst kannst du die Steuer allein wegen der Rechnung schulden (§ 11 Abs 12 UStG).

Was fehlen darf

Gegenüber einer vollständigen Rechnung darfst du vier Angaben weglassen. Das gilt auch für Rechnungen an Firmen in Österreich, denn das Gesetz beschränkt die Vereinfachung nicht auf Privatkundschaft. Weglassen darfst du:

  • Name und Anschrift deiner Kundin oder deines Kunden
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • die UID-Nummer (in Österreich ATU und 8 Ziffern)
  • den Steuerbetrag als eigene Zeile

Weglassen darfst du, du musst aber nicht

Eine vollständige Rechnung darfst du immer schreiben. Und eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir beim Ordnen und bei Rückfragen, auch wenn sie fehlen darf.

Eine eigene UID-Nummer bekommst du als Kleinunternehmer ohnehin nur, wenn du sie für Geschäfte mit Firmen in anderen EU-Staaten brauchst.

Wann die Vereinfachung nicht gilt

In diesen Fällen brauchst du auch als Kleinunternehmer eine vollständige Rechnung:

  • Du verrechnest einer Firma im EU-Ausland eine Leistung, und die Firma schuldet die Steuer. Das heißt Reverse Charge: die Steuerschuld geht auf deine Kundschaft über.
  • Du verschickst Ware an Kundschaft in anderen EU-Staaten, also im Versandhandel.
  • Du nimmst die Befreiung nicht mehr in Anspruch, weil du über die Grenze gekommen bist oder auf sie verzichtet hast. Dann gilt die Vereinfachung nur noch bis 400 Euro brutto, wie für jeden anderen Betrieb.

Ein Beispiel: Mias Rechnung an ein Café

Mia ist Fotografin und Kleinunternehmerin. 2025 lag ihr Umsatz unter 55.000 Euro, bis Oktober 2026 hat sie 30.000 Euro umgesetzt. Am 12. Oktober 2026 fotografiert sie für ein Café die neue Speisekarte. Vereinbart sind 1.250 Euro.

Zuerst die Grenze: 30.000 Euro plus 1.250 Euro ergibt 31.250 Euro. Das liegt unter 55.000 Euro, Mia bleibt befreit. Name und Anschrift des Cafés, eine Rechnungsnummer und eine UID-Nummer dürfen auf ihrer Rechnung fehlen. Darauf steht:

  • Rechnungsdatum 15. Oktober 2026
  • Mias Name und Anschrift
  • Fotoshooting Speisekarte, 4 Stunden, 20 bearbeitete Bilder
  • Leistung am 12. Oktober 2026
  • Betrag 1.250,00 Euro
  • der Hinweis, dass die Befreiung für Kleinunternehmer gilt

Zum Vergleich: Rechnungen mit Umsatzsteuer

Auf Mias Rechnung steht keine Umsatzsteuer. Das Café kann sich daraus also keine Vorsteuer holen, das ist die Umsatzsteuer, die eine Firma beim Finanzamt abziehen darf.

Ein Betrieb, der nicht befreit ist, verkauft Ware um 360,00 Euro brutto, mit 20 Prozent Umsatzsteuer. Weil das unter 400 Euro liegt, reicht auch für ihn die vereinfachte Rechnung. Darauf genügt „360,00 Euro inkl. 20 % USt". Der Rechenweg dahinter: 360,00 geteilt durch 1,2 ergibt 300,00 Euro ohne Steuer. Die Steuer ist die Differenz, also 60,00 Euro. Kauft eine Firma ein, darf sie diese 60,00 Euro als Vorsteuer abziehen.

Und wenn Mia später im Jahr über 60.500 Euro kommt? Dann ist sie ab diesem Umsatz nicht mehr befreit. Für denselben Endpreis von 1.250 Euro heißt das bei 20 Prozent Umsatzsteuer: 1.250,00 geteilt durch 1,2 ergibt gerundet 1.041,67 Euro ohne Steuer. Die Umsatzsteuer beträgt 208,33 Euro. Für manche Leistungen gilt ein niedrigerer Satz. Frag im Zweifel deine Steuerberatung.

Weil der Betrag über 400 Euro liegt, braucht Mia jetzt eine vollständige Rechnung: mit den Daten des Cafés, fortlaufender Nummer, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und ihrer UID-Nummer. Als Kleinunternehmer hast du meist keine UID-Nummer. Beantrage sie beim Finanzamt, sobald die Befreiung wegfällt.

Typische Fehler

Diese Fehler kommen bei der vereinfachten Rechnung immer wieder vor:

  • Nur Name und Anschrift der Kundschaft weglassen und den Rest für Pflicht halten. Auch Rechnungsnummer, UID-Nummer und der getrennte Steuerbetrag dürfen fehlen.
  • Eine vereinfachte Rechnung an eine Firma im EU-Ausland schicken, die die Steuer schuldet. Dort gilt die Vereinfachung nicht.
  • Nach dem Wegfall der Befreiung oder nach einem Verzicht weiter vereinfacht abrechnen, auch über 400 Euro.
  • Aus Gewohnheit Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben. Geht sie an eine Firma, schuldest du den Betrag dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst (§ 11 Abs 12 UStG).
  • Den Tag der Leistung vergessen. Er bleibt Pflicht. Fällt er auf das Rechnungsdatum, genügt ein Vermerk, dass Rechnungsdatum und Lieferdatum gleich sind.

Ausstellen und aufbewahren musst du trotzdem

Die Vereinfachung betrifft nur den Inhalt. Lieferst oder leistest du an eine Firma für ihr Unternehmen, musst du eine Rechnung ausstellen. Dafür hast du sechs Monate nach der Leistung Zeit (§ 11 Abs 1 Z 1 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Jede Rechnung hebst du sieben Jahre lang auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung aus 2026 bewahrst du also bis 31. Dezember 2033 auf (§ 132 BAO).

Was sich 2025 geändert hat

Neu seit Umsätzen ab 1. Jänner 2025: Kleinunternehmer dürfen die vereinfachte Rechnung bei jedem Betrag schreiben. Eingeführt hat das das Abgabenänderungsgesetz 2024 (BGBl. I Nr. 113/2024, in Kraft nach § 28 Abs 64 UStG). Für alle anderen Betriebe gilt weiter die Grenze von 400 Euro brutto.

Zur selben Zeit hat sich die Kleinunternehmergrenze geändert. Sie liegt seit 2025 bei 55.000 Euro brutto, bis 2024 waren es 35.000 Euro netto. Was gilt, wenn du darüber kommst, steht im Leitfaden zur überschrittenen Grenze.

Wobei BuchhaltGenie hilft

BuchhaltGenie kennt deinen Steuerstatus. Stellst du als Kleinunternehmer aus, kannst du Name, Anschrift und UID-Nummer deiner Kundschaft leer lassen. Den Hinweis auf die Befreiung setzt BuchhaltGenie auf jede dieser Rechnungen. Die Rechnungsnummer vergibt es trotzdem, fortlaufend und ohne Lücke.

Bei Reverse Charge und bei Lieferungen an Firmen in anderen EU-Staaten bietet BuchhaltGenie die vereinfachte Rechnung gar nicht erst an.

Häufige Fragen

Darf ich die vereinfachte Rechnung auch an eine Firma schicken?

Ja, wenn die Firma in Österreich sitzt. § 11 Abs 6 UStG beschränkt die Vereinfachung nicht auf Privatkundschaft. Ausgeschlossen sind Leistungen an Firmen im EU-Ausland, bei denen die Firma die Steuer schuldet.

Brauche ich auf der vereinfachten Rechnung eine Rechnungsnummer?

Nein, sie darf fehlen. Eine fortlaufende Nummer hilft dir aber beim Ordnen und bei Rückfragen. BuchhaltGenie vergibt sie deshalb trotzdem.

Ich habe als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung geschrieben. Was jetzt?

Ging die Rechnung an eine Firma, schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst (§ 11 Abs 12 UStG). Wie du sie richtigstellst, klärt im Zweifel deine Steuerberatung.

Gilt die Vereinfachung noch, wenn ich über die Grenze komme?

Nur bis 400 Euro brutto. Sobald deine Befreiung wegfällt, gilt für dich dieselbe Grenze wie für jeden anderen Betrieb. Darüber brauchst du eine vollständige Rechnung.

Quellen

Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

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