Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für EPU: Ablauf und Beispiel

Was in welches Jahr gehört

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt der Tag, an dem das Geld fließt. Das heißt Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 19 EStG). Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem du das Geld bekommst. Eine Ausgabe gehört in das Jahr, in dem du zahlst. Wann die Rechnung geschrieben wurde, spielt dafür keine Rolle.

Schreibst du im Dezember eine Rechnung und deine Kundin zahlt im Jänner, ist das eine Einnahme des neuen Jahres. Für die Kleinunternehmergrenze bei der Umsatzsteuer gilt eine andere Regel. Dort zählt der Tag der Leistung.

Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gibt es eine Ausnahme. Fließen sie kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel, zählen sie zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Ein Beispiel ist die Büromiete für Jänner, die Anfang Jänner fällig ist und die du schon Ende Dezember überweist. Sie gehört ins neue Jahr. Wie lang „kurze Zeit“ ist, legt das Gesetz nicht in Tagen fest. Im Zweifel klärt das deine Steuerberatung.

Bist du Kleinunternehmer, verrechnest du keine Umsatzsteuer. Du setzt Einnahmen und Ausgaben so an, wie sie geflossen sind, also brutto.

Anschaffungen: Abschreibung und geringwertige Wirtschaftsgüter

Kaufst du etwas, das du länger als ein Jahr im Betrieb nutzt, etwa einen Laptop, ist das ein Anlagegut. Seinen Preis setzt du nicht auf einmal ab. Du verteilst ihn gleichmäßig auf die Jahre, in denen du es voraussichtlich nutzt. Das heißt Abschreibung, im Gesetz Absetzung für Abnutzung (§ 7 EStG). Für viele neue Anlagegüter darfst du stattdessen auch jedes Jahr einen festen Prozentsatz vom Restwert absetzen, höchstens 30 % (§ 7 Abs. 1a EStG).

Nutzt du das Anlagegut im ersten Jahr nicht mehr als sechs Monate, setzt du für dieses Jahr die Hälfte des Jahresbetrags ab.

Über deine Anlagegüter führst du ein Verzeichnis, die Anlagekartei. Darin stehen je Anlagegut der Tag der Anschaffung, die Kosten, der Lieferant, die geplante Nutzungsdauer, die Abschreibung je Jahr und der Restwert.

Betragen die Anschaffungskosten höchstens € 1.000, darfst du das Anlagegut im Jahr der Zahlung voll absetzen (§ 13 EStG). Das nennt man ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Ziehst du Vorsteuer ab, zählt der Betrag ohne Umsatzsteuer (§ 6 Z 11 EStG). Als Kleinunternehmer zählt der Betrag mit Umsatzsteuer.

Gewinnfreibetrag: ein Teil bleibt steuerfrei

Von deinem Gewinn geht der Gewinnfreibetrag ab, ein Teil, auf den du keine Einkommensteuer zahlst (§ 10 EStG). Für die ersten € 33.000 Gewinn steht dir der Grundfreibetrag zu: 15 %, höchstens € 4.950. Dafür musst du nichts investieren.

Liegt dein Gewinn darüber, gibt es einen weiteren Freibetrag nur, wenn du in bestimmte Wirtschaftsgüter investierst. Ob sich das lohnt, rechnet im Zweifel deine Steuerberatung durch.

Schritt für Schritt durch das Jahr

Der Ablauf in sieben Schritten:

1. Belege ablegen. Heb jede Rechnung und jeden Kontoauszug auf, sobald Geld fließt.
2. Einnahmen eintragen. Notier jede Zahlung, die bei dir eingeht, mit Datum und Betrag.
3. Ausgaben eintragen. Notier jede betriebliche Zahlung. Anschaffungen über € 1.000 kommen in die Anlagekartei.
4. Abschreibung rechnen. Teil die Kosten jedes Anlageguts durch seine Nutzungsdauer und setz den Betrag für das Jahr an.
5. Jahreswechsel prüfen. Schau dir die Zahlungen Ende Dezember und Anfang Jänner an, vor allem regelmäßige wie die Miete.
6. Gewinn ermitteln. Zieh die Ausgaben samt Abschreibung von den Einnahmen ab, danach den Gewinnfreibetrag.
7. Erklärung abgeben. Trag die Zahlen in die Beilage E1a ein, als Kleinunternehmer in die E1a-K, und reich sie mit der Einkommensteuererklärung ein.

Erklärung und Fristen

Eine eigene Aufstellung reichst du nicht ein. Die Form der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt die Beilage E1a vor. Für Kleinunternehmer gibt es die Beilage E1a-K. Beide gehören zur Einkommensteuererklärung, dem Formular E1.

Die Erklärung für ein Jahr ist bis Ende April des Folgejahres einzureichen. Übermittelst du sie elektronisch über FinanzOnline, hast du bis Ende Juni Zeit (§ 134 BAO). Für 2026 ist das Ende Juni 2027. Reicht eine Steuerberatung für dich ein, können andere Termine gelten.

Pauschalierung als Alternative

Statt jede Ausgabe einzeln anzusetzen, kannst du sie pauschal ansetzen. Das heißt Pauschalierung (§ 17 EStG). Du rechnest dann mit einem festen Anteil deiner Umsätze statt mit deinen echten Kosten.

Die Basispauschalierung setzt ab der Veranlagung 2026, also für das Steuerjahr 2026, 15 % der Umsätze als Ausgaben an, höchstens € 63.000. Für bestimmte Tätigkeiten, etwa kaufmännische oder technische Beratung, Schreiben, Vortragen oder Unterrichten, sind es 6 %, höchstens € 25.200. Dein Umsatz im Vorjahr darf dafür nicht über € 420.000 liegen. Einige Ausgaben setzt du daneben eigens ab, etwa deine Beiträge zur Sozialversicherung, Wareneinkauf und Löhne.

Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene Pauschalierung: 45 % der Betriebseinnahmen, bei Dienstleistungsbetrieben 20 %, höchstens 24.750 beziehungsweise € 11.000 (§ 17 Abs. 3a EStG).

Wechselst du von der Basispauschalierung zurück zu deinen echten Ausgaben, darfst du die Basispauschalierung frühestens nach fünf Jahren wieder nutzen. Der Grundfreibetrag steht dir auch bei Pauschalierung zu, der Freibetrag für Investitionen nicht. Ob die Pauschalierung für dich günstiger ist, hängt von deinen echten Ausgaben ab. Das rechnet im Zweifel deine Steuerberatung durch.