Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Bernhard Götzendorfer, Einzelunternehmer (nicht im Firmenbuch eingetragen)
Rittingergasse 15/11, 1210 Wien, Österreich
E-Mail: office@buchhaltgenie.at

Zwei Rollen, sauber getrennt. Für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen (Konto- und Zugangsdaten, Abrechnung, Newsletter, Analyse und Betrieb der Website) sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO; die in den Abschnitten 3 bis 10 und 15 genannten Rechtsgrundlagen beziehen sich ausschließlich auf diese Verarbeitungen. Für die Buchhaltungsdaten, die unsere Kunden über BuchhaltGenie verarbeiten (insbesondere die Daten ihrer eigenen Rechnungsempfänger und Belegaussteller), sind wir Auftragsverarbeiter (Art. 4 Z 8 DSGVO); dort ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Dazu gehört auch der Vermerk, welches Mitglied eines Betriebs eine Rechnung oder Ausgabe angelegt oder eine Rechnung ausgestellt hat. Abschnitt 2, Abschnitt 15.1 und der Auftragsverarbeitungsvertrag regeln diesen zweiten Fall abschließend.

Als Ein-Personen-Unternehmen (EPU) ohne Mitarbeiter ist kein Datenschutzbeauftragter gesetzlich erforderlich (Art. 37 Abs. 1 DSGVO). Anfragen werden direkt vom Inhaber bearbeitet.

2. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit unsere Kunden BuchhaltGenie nutzen, um Rechnungen an ihre eigenen Kunden zu erstellen und zu versenden, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten der Rechnungsempfänger ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist in diesem Fall der jeweilige Kunde, nicht BuchhaltGenie.

Betroffene Rechnungsempfänger richten Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren daher bitte an das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an den Verantwortlichen weiter und informieren die anfragende Person darüber.

Zum Versand von Rechnungs-E-Mails erfassen wir im Auftrag des Kunden den Zustellstatus (zugestellt, verzögert, unzustellbar, abgelehnt, als Spam markiert). Diese Daten entstehen im Transport zwischen den Mailservern; ein Zugriff auf das Endgerät des Empfängers findet dabei nicht statt. Sie sind erforderlich, um eine ordnungsgemäße Rechnungszustellung nachzuweisen und ein Mahnwesen gegen nicht zugestellte Rechnungen zu verhindern.

Optional kann der Kunde zusätzlich die Erfassung von Öffnungs- und Klickzeitpunkten aktivieren. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Der Kunde ist als Verantwortlicher dafür zuständig, die hierfür erforderliche Einwilligung der Empfänger einzuholen und über die Verarbeitung zu informieren.

Verbindet ein Kunde eigene Stripe-Konten mit BuchhaltGenie (Stripe-Import), rufen wir in seinem Auftrag Transaktionsdaten aus diesen Konten ab (insbesondere Beträge, Gebühren, Währung, Zeitpunkte und Transaktions-Referenzen sowie ggf. in Beschreibung oder Metadaten enthaltene Angaben zum Zahler wie Name oder E-Mail-Adresse) und verbuchen sie als Einnahmen bzw. Ausgaben. Auch hier ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter.

Aktiviert der Kunde zusätzlich den Kunden-Sync, übernehmen wir aus demselben verbundenen Stripe-Konto auch die Stammdaten seiner Zahler/Kunden (Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr.) in seine Kundenliste. Stripe ist dabei Datenquelle des Imports im Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und Stripe, nicht unser (Unter-)Auftragsverarbeiter; die übernommenen Stammdaten verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter des Kunden.

Erfasst ein Kunde Belege (als Upload, Foto oder per E-Mail an seine Beleg-Adresse) oder importiert er Bankumsätze aus einer Kontoauszugsdatei, verarbeiten wir die darin enthaltenen Daten seiner Lieferanten und Zahlungspartner ebenfalls ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Dazu gehört, Belege und Bankumsätze mit bereits erfassten Ausgaben abzugleichen, eine Kategorie aus den bisherigen Ausgaben desselben Lieferanten vorzuschlagen und auf mögliche Doppelerfassungen hinzuweisen. Diese Auswertung läuft regelbasiert in unserer eigenen Infrastruktur (Abschnitt 3), ohne KI-Modell. Eine automatische Zuordnung erfolgt nur, wenn der Kunde sie eingeschaltet hat, und lässt sich rückgängig machen.

Belege per Mail: Jeder Betrieb kann eine eigene Beleg-Adresse (belege+…@belege.buchhaltgenie.at) nutzen. E-Mails an diese Adresse empfängt in unserem Auftrag unser E-Mail-Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA). Resend speichert empfangene E-Mails samt Anhängen sowie E-Mail-Metadaten in den USA; Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) besteht. In die Belegerfassung des Betriebs übernehmen wir daraus nur die Anhänge im Format PDF, JPEG, PNG oder WebP; Betreff, Nachrichtentext und darin enthaltene Links rufen wir nicht ab und speichern sie nicht. Die Absenderadresse zeigen wir dem Betrieb nur in einem Hinweis an, etwa wenn eine E-Mail keinen verwertbaren Anhang enthält. Die übernommenen Anhänge werden anschließend wie ein hochgeladener Beleg ausgelesen (Abschnitt 7). Die Verarbeitung findet nur statt, wenn der Betrieb seine Beleg-Adresse nutzt, also selbst Belege dorthin sendet oder die Adresse weitergibt.

Die Einzelheiten regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Datenspeicherung & Authentifizierung (Supabase)

Für Kontoerstellung, Anmeldung und die Speicherung deiner Geschäftsdaten nutzen wir Supabase als Datenbank- und Authentifizierungs-Plattform. Dabei verarbeiten wir:

• Konto- und Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Authentifizierungs-Session)
• Geschäftsdaten (Kunden, Rechnungen, Ausgaben, UVA-relevante Daten)
• Anwendungsdaten (z. B. Chat-Verläufe mit Sophie, sofern genutzt)

Auftragsverarbeiter: Supabase Pte. Ltd. (Singapur); ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) besteht.
Datenresidenz: EU (Region eu-central-1, Frankfurt/Deutschland, AWS). Für einen Zugriff von außerhalb der EU gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Zweck: Bereitstellung der Kernfunktionen (Konto, Rechnungserstellung, Steuerübersicht).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Registrierung/Anmeldung mit Google (optional): Wenn du dich mit deinem Google-Konto registrierst oder anmeldest, erhalten wir von Google deine E-Mail-Adresse und Basis-Profildaten (Name). Anbieter des Login-Dienstes ist Google Ireland Limited (Irland); für Googles eigene Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung von Google. Die Nutzung ist freiwillig: Registrierung per E-Mail und Passwort ist gleichwertig möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Bereitstellung des Kontozugangs).

Support-Anfragen: Stellst du über das Support-Formular in der App eine Anfrage, speichern wir sie samt unseren Antworten in deinem Konto und benachrichtigen unser Support-Postfach per E-Mail. Über eine Antwort informieren wir dich per E-Mail. Für Versand und Empfang dieser E-Mails nutzen wir Resend (Resend, Inc., USA); Resend speichert E-Mail-Inhalte und -Metadaten in den USA, Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden). Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Speicherdauer: Wir löschen eine Anfrage samt Antworten in BuchhaltGenie und in unserem Postfach drei Jahre nach der letzten Nachricht darin. Löschst du vorher dein Konto, werden sie in BuchhaltGenie mit deinen übrigen Kontodaten gelöscht; in unserem Postfach gilt weiter die Frist von drei Jahren.

Persönliche Service-Mails: Hast du nach der Registrierung noch nichts eingetragen oder warst du länger nicht mehr in BuchhaltGenie, schreiben wir dir vielleicht einmal persönlich. Wir bieten dir Hilfe beim Einstieg an. Dafür nutzen wir Angaben aus deinem Konto: deine E-Mail-Adresse, deinen Vornamen, deinen Umsatzsteuer-Status (zum Beispiel Kleinunternehmer), was du schon eingetragen hast und wann du dich zuletzt angemeldet hast. Die Mail kommt aus unserem Postfach office@buchhaltgenie.at (siehe „Unser Postfach“) und enthält keine Werbung. Zweck: dir beim Einstieg helfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, unsere Kunden zu betreuen). Speicherdauer: Unsere Mail und deine Antwort löschen wir drei Jahre nach der letzten Nachricht aus unserem Postfach. Die Liste, wem wir schreiben, löschen wir nach dem Versand.

Widerspruch gegen Service-Mails: Du kannst jederzeit widersprechen. Eine kurze Antwort auf die Mail oder eine Nachricht an office@buchhaltgenie.at genügt. Danach schreiben wir dir keine solche Mail mehr. Deinen Widerspruch vermerken wir, solange dein Konto besteht.

Widerruf über „Vertrag widerrufen“: Erklärst du den Widerruf deines Vertrags über die Funktion „Vertrag widerrufen“, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular: deinen Namen, die E-Mail-Adresse deines Kontos, freiwillige Angaben zum Vertrag, eine abweichende Adresse für die Bestätigung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Du erhältst eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Die Erklärung geht per E-Mail an office@buchhaltgenie.at, dazu eine Kopie der Eingangsbestätigung. Für den Versand nutzen wir wie bei unseren übrigen E-Mails Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter; Resend speichert E-Mail-Inhalte und -Metadaten in den USA, Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden). Zweck: Abwicklung deines Widerrufs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Eingangsbestätigung nach § 13a FAGG). Die Erklärung und die Kopie der Eingangsbestätigung bewahren wir als Nachweis über deinen Widerruf im Postfach office@buchhaltgenie.at auf: sieben Jahre, soweit der Widerruf eine Rückzahlung auslöst (§ 132 BAO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sonst drei Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachweis bis zur Verjährung nach § 1486 ABGB). Zur Begrenzung von Missbrauch siehe Abschnitt 9.

Unser Postfach: E-Mails an office@buchhaltgenie.at und die Kopien, die wir dort aufbewahren, liegen bei Google Cloud EMEA Limited (Irland) als Auftragsverarbeiter (Google Workspace). Eine Übermittlung an Google LLC (USA) ist möglich; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln.

Einladung in deinen Betrieb: Als Inhaber kannst du Mitarbeiter, Personen, die nur Belege einreichen, deine Steuerberatung oder eine weitere Person mit Leserechten in deinen Betrieb einladen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, die vorgesehene Rolle, den Stand der Einladung sowie wer sie wann verschickt hat. Die Adresse hat uns der einladende Inhaber genannt. Den Link aus der Einladung speichern wir nicht, sondern nur eine Prüfsumme davon. Eine Einladung gilt sieben Tage. Die Einladungs-E-Mail versenden wir wie unsere übrigen E-Mails über Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter. Resend speichert E-Mail-Inhalte und -Metadaten in den USA; Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden). Zweck: Zugang der eingeladenen Person zu deinem Betrieb. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung dir gegenüber); für die Daten der eingeladenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die von dir gewünschte Einladung zuzustellen). Speicherdauer: Nimmt die Person die Einladung an, löschen wir ihre Adresse am Tag nach der Annahme aus der Einladung. Läuft die Einladung ab oder widerrufst du sie, löschen wir die Adresse 30 Tage danach. Löschst du dein Konto, widerrufen wir offene Einladungen; für ihre Adressen gilt dann dieselbe Frist von 30 Tagen. Im Sicherheitsprotokoll deines Betriebs steht die Adresse nicht im Klartext, sondern nur als Prüfsumme, die wir mit einem geheimen Schlüssel bilden. Aus ihr lässt sich die Adresse nicht zurückrechnen; sie zeigt nur, an welche Adresse die Einladung ging, wenn man diese Adresse schon kennt. Die Prüfsumme bleibt gespeichert, bis du dein Konto löschst.

Mitglied in einem Betrieb: Nimmst du eine Einladung an, bist du Mitglied in diesem Betrieb. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse und den Namen aus deinem Konto, deine Rolle (Mitarbeiter, Belege einreichen, Steuerberatung oder Lesezugriff) und seit wann du Mitglied bist. Der Inhaber sieht die E-Mail-Adressen aller Mitglieder seines Betriebs. Andere Mitglieder sehen deinen Namen und deine Adresse nicht. Zweck: Zugang zum Betrieb in der Rolle, die der Inhaber vergeben hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung dir gegenüber). Speicherdauer: Die Mitgliedschaft endet, wenn der Inhaber dich entfernt, du den Betrieb verlässt oder ein Konto gelöscht wird. Wechselt der Betrieb in den Free-Tarif, ruht dein Zugang, gleich in welcher Rolle; die Mitgliedschaft bleibt dann gespeichert, bis eine dieser Bedingungen eintritt.

Als Mitarbeiter legst du im Betrieb Rechnungen und Ausgaben an. Dabei speichern wir, welches Konto eine Rechnung oder Ausgabe angelegt und welches eine Rechnung ausgestellt hat, und tragen das Ausstellen ins Änderungsprotokoll des Betriebs ein. Diese Angaben gehören zu den Buchhaltungsdaten des Betriebs. Für sie ist der Inhaber Verantwortlicher, wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Abschnitt 2). Sie bleiben mit der Rechnung oder dem Beleg so lange gespeichert, wie der Betrieb diese aufbewahren muss (§ 132 BAO, Abschnitt 12). Löschst du dein Konto, setzen wir den Vermerk an Rechnungen und Ausgaben auf leer. Im Änderungsprotokoll bleibt danach nur eine Kennung, zu der es kein Konto, keinen Namen und keine Adresse mehr gibt.

Reichst du Belege ein, speichern wir den Beleg, die ausgelesenen Angaben und dass du ihn eingereicht hast. Der Inhaber und die Mitarbeiter des Betriebs sehen das, um den Beleg zu prüfen.

Kontenvorlage der Steuerberatung: Legst du als Steuerberatung eine Vorlage mit Standardkonten an, speichern wir sie zu deinem Konto. Sie enthält nur Kontonummern und Steuercodes, keine Daten deiner Mandanten. Übernimmst du sie in einen Betrieb, wird sie dort als Kopie gespeichert. Die Vorlage bleibt, bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Monatszusammenfassung per E-Mail: Als Inhaber eines Betriebs kannst du in den Einstellungen eine monatliche Zusammenfassung einschalten. Sie ist freiwillig und bleibt aus, bis du sie einschaltest. Am Monatsersten schicken wir dir dann die Zahlen deines Betriebs aus dem Vormonat: Umsatz, Jahresumsatz, als Kleinunternehmer den Abstand zur Umsatzgrenze, offene Rechnungen und die nächste Steuerfrist. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse deines Kontos und diese Zahlen. Wir speichern, wann und mit welchem Hinweistext du zugestimmt hast und welche Zusammenfassung wann an dich ging. Den Versand übernimmt wie bei unseren übrigen E-Mails Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter. Resend speichert E-Mail-Inhalte und -Metadaten in den USA; Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden). Zweck: dein monatlicher Überblick. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, mit dem Abmeldelink in jeder Zusammenfassung oder in den Einstellungen. Die Aufzeichnungen zu Zustimmung und Versand löschen wir mit deinem Konto.

Entwurfssicherung im Browser: Die Formulare der App (Rechnung, Angebot, Kunde, Produkt, Ausgabe, Support) sichern noch nicht gespeicherte Eingaben nur im Sitzungsspeicher deines Browser-Tabs (sessionStorage), nicht auf unseren Servern. Passwörter, Bankverbindungen und Dateien werden dabei nicht gesichert. Die Sicherung wird beim Speichern, Verwerfen und Abmelden gelöscht und endet mit dem Schließen des Tabs. Wiederhergestellt wird sie bei Rechnung und Angebot höchstens 24 Stunden, bei den übrigen Formularen höchstens eine Stunde lang. Löschen kannst du sie außerdem jederzeit über die Website-Daten deines Browsers.

4. Newsletter-Anmeldung

Wenn du dich für den Newsletter anmeldest, verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse
• Zeitstempel der Anmeldung und der Bestätigung (Double-Opt-In)
• Wo du dich angemeldet hast (Seitenfuß oder Bilanz-Warteliste)
• Zeitpunkt deines Eintrags in die Bilanz-Warteliste

Auftragsverarbeiter: Resend (E-Mail-Versand & Kontaktverwaltung).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Zweck: Versand von Buchhaltungstipps und Launch-Updates.
Speicherdauer: Bis zum Widerruf deiner Einwilligung. Bestätigst du die Anmeldung nicht, löschen wir deine Adresse 30 Tage nach der Anmeldung.
Widerruf: Jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos per E-Mail an office@buchhaltgenie.at.

Warteliste für BuchhaltGenie Bilanz: Trägst du dich auf buchhaltgenie.at/bilanz in die Warteliste ein, meldest du dich damit für diesen Newsletter an, mit derselben Bestätigung. Zusätzlich vermerken wir, dass und wann du dich zum ersten Mal in die Warteliste eingetragen hast. Damit sagen wir dir zuerst Bescheid, wenn Bilanz startet, und können dich zum Frühzugang freischalten. Wie wir die Freischaltung speichern und wann wir deine Adresse daraus entfernen, steht in Abschnitt 15.3.

5. Analytics

Für anonyme, aggregierte Seitenaufruf-Statistiken ist Plausible Analytics vorgesehen. Diese Reichweitenmessung ist derzeit nicht aktiv: Es werden aktuell keine Daten an Plausible übermittelt. Die Reichweitenmessung, die derzeit tatsächlich läuft, ist Vercel Web Analytics: sie steht weiter unten in diesem Abschnitt.

Sobald die Reichweitenmessung wieder aktiviert wird, gilt Folgendes:

• Keine Cookies, kein Fingerprinting
• Keine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten oder IP-Adressen
• EU-Hosting

Bei der Newsletter-Anmeldung („newsletter_signup“), bei deren Bestätigung („newsletter_doi_confirmed“) sowie bei der Registrierung eines Kontos („account_signup“) würde serverseitig jeweils ein anonymes Ereignis an Plausible übermittelt. Übertragen würde ausschließlich der Ereignisname: keine Kennung, die dich betrifft. Dabei würden deine IP-Adresse und dein Browser-Kennzeichen (User-Agent) technisch bedingt an Plausible übertragen, dort ausschließlich transient zur Zählung verwendet und anschließend verworfen: sie würden nicht gespeichert und nicht mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft.

Rechtsgrundlage, sobald aktiv: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an anonymer Reichweitenmessung): kein Cookie-Banner erforderlich, da keine personenbezogenen Daten dauerhaft verarbeitet werden.

Web-Performance-Messung (Vercel Speed Insights): Zur Messung der technischen Ladeleistung (Core Web Vitals) erfassen wir auf unseren Seiten aggregierte Performance-Messwerte. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Nutzerprofile gebildet; die IP-Adresse wird technisch bedingt übertragen, aber nicht dauerhaft gespeichert. Anbieter: Vercel Inc. (USA); Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden, siehe Abschnitt 10). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Optimierung der Website).

Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics): Um zu sehen, welche unserer Seiten überhaupt aufgerufen werden, zählen wir Seitenaufrufe mit Vercel Web Analytics. Im E-Mail-Registrierungsformular zählen wir außerdem, ob die Eingabeprüfung einen Versuch blockiert, das Formular abgesendet wird und die Antwort angenommen oder mit einem Fehler angezeigt wird. Dafür senden wir feste Ereignisnamen. Bei abgesendeten und angenommenen Registrierungsversuchen übertragen wir zusätzlich eine feste Kategorie der Stelle, über die du zur Registrierung gekommen bist, etwa Startseite, Preise oder Kopfzeile der Website. Formularwerte, Fehlermeldungen oder Konto-Kennungen werden dabei nicht übertragen. Eine angenommene Antwort sagt nicht aus, dass ein neues Konto entstanden ist. Diese Zählung erfolgt im Browser und kann etwa durch blockierte Analyseanfragen unvollständig sein. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine seitenübergreifenden Nutzerprofile gebildet; auf Informationen, die auf deinem Gerät gespeichert sind, wird nicht zugegriffen. Übertragen werden der aufgerufene Pfad, die verweisende Seite, Browser- und Geräteklasse sowie das Land. Um wiederkehrende Aufrufe innerhalb eines Tages nicht doppelt zu zählen, bildet Vercel aus den Anfragedaten (unter anderem der IP-Adresse) eine Prüfsumme, die täglich wechselt und sich nicht zurückrechnen lässt; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Wenn du deine Registrierung bestätigst, übermitteln wir an Vercel nur den Ereignisnamen, den Zeitpunkt, den Namen und die Version der Messsoftware sowie die feste Adresse unserer Registrierungsseite. Deine IP-Adresse, Browserdaten oder eine Kennung übertragen wir dabei nicht. Anbieter: Vercel Inc. (USA); Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden, siehe Abschnitt 10). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer anonymen Reichweitenmessung der eigenen Website). Ein Cookie-Banner ist dafür nicht erforderlich, weil weder Informationen auf deinem Endgerät gespeichert noch ausgelesen werden und keine personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert werden.

Wie du von uns erfahren hast (freiwillige Angabe): Beim Einrichten deines Betriebs fragen wir dich einmal, wie du auf BuchhaltGenie aufmerksam geworden bist. Zur Auswahl stehen sechs feste Antworten: Suchmaschine, Empfehlung, Newsletter, Anzeige, „kannte ich schon“ und „weiß ich nicht mehr“. Ein Freitextfeld gibt es nicht, und wir erfassen dabei weder, von welcher Seite du gekommen bist, noch Werbe- oder Kampagnenkennungen. Anders als bei den anonymen Ereignissen oben speichern wir diese eine Antwort dauerhaft bei deinem Betrieb.

Freiwillig: Du kannst die Frage offen lassen und die Einrichtung ohne Nachteil abschließen: dann speichern wir dazu nichts.
Zweck: Wir wollen wissen, über welche unserer eigenen Kanäle Leute zu uns finden, damit wir Aufwand nicht in Kanäle stecken, die niemanden erreichen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung der eigenen Kanäle). Die Angabe ist bewusst so grob gehalten, dass sich daraus kein Nutzungsverhalten ablesen lässt.
Weitergabe an Dritte: Keine. Die Antwort bleibt in unserer Datenbank (Abschnitt 3). Sie wird insbesondere nicht an einen Analysedienst übermittelt und nicht mit deiner E-Mail-Adresse oder einer Newsletter-Anmeldung zusammengeführt.
Speicherdauer: Solange dein Konto besteht. Bei der Kontolöschung wird dein Betriebsdatensatz anonymisiert; die Angabe bleibt dann nur noch als Zahl ohne Bezug zu dir erhalten.
Nachträglich ändern oder entfernen: Formlos per E-Mail an office@buchhaltgenie.at.

Angabe „Dienstleistungsbetrieb“ (freiwillig): Im Pauschalierungs-Vergleich auf der Seite „Auswertungen“ kannst du angeben, ob dein Betrieb ein Dienstleistungsbetrieb nach der Dienstleistungsbetriebe-Verordnung ist (BGBl. II Nr. 615/2020 in der Fassung BGBl. II Nr. 300/2025). Wir speichern diese eine Angabe (ja oder nein) bei deinem Betrieb. Solange du nichts angibst, speichern wir dazu nichts.

Zweck: Die Kleinunternehmerpauschale nach § 17 Abs. 3a EStG hat für Dienstleistungsbetriebe einen eigenen Satz (20 % statt 45 %). Mit deiner Angabe rechnen die Auswertungen, die Hinweise aus deinen Zahlen und der Sophie-Chat mit dem Satz, der zu deinem Betrieb passt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Wer sie sieht: Alle Mitglieder deines Betriebs, auch deine Steuerberatung, wenn du sie eingeladen hast. Ändern kann die Angabe nur der Inhaber des Betriebs.
Weitergabe an Dritte: Keine. Die Angabe bleibt in unserer Datenbank (Abschnitt 3). Nutzt du den Sophie-Chat, gehen die damit gerechneten Beträge wie in Abschnitt 7 beschrieben an Google, die Angabe selbst nicht.
Speicherdauer: Solange dein Konto besteht. Bei der Kontolöschung wird dein Betriebsdatensatz anonymisiert; die Angabe bleibt dann ohne Bezug zu dir erhalten.
Ändern: Jederzeit mit dem Schalter im Pauschalierungs-Vergleich.

6. Social-Media-Seiten (Facebook, Instagram)

BuchhaltGenie hat eigene Seiten auf Facebook und Instagram. Beide Netzwerke betreibt für Nutzer in der EU die Meta Platforms Ireland Limited, Serpentine Avenue, Block J, Dublin 4, Irland. Besuchst du eine dieser Seiten oder reagierst du dort auf einen Beitrag, verarbeitet Meta deine Daten nach den eigenen Bedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Meta, auch in den USA. Darauf haben wir keinen Einfluss.

Seitenstatistiken: Aus den Aufrufen und Reaktionen auf unseren Seiten erstellt Meta Statistiken und zeigt sie uns zusammengefasst an. Daten einzelner Besucher sehen wir dabei nicht. Für diese Statistiken sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Was dabei wer übernimmt, regelt die Vereinbarung von Meta zu den Seitenstatistiken (Page Insights Controller Addendum). Danach trägt Meta die Hauptverantwortung, unter anderem für die Information der Betroffenen, die Sicherheit der Verarbeitung und die Erfüllung deiner Rechte. Den wesentlichen Inhalt der Vereinbarung und welche Daten Meta dafür erfasst, beschreibt Meta unter Informationen zu Seitenstatistiken. Deine Rechte kannst du direkt bei Meta geltend machen oder bei uns; eine Anfrage an uns geben wir an Meta weiter. Für die Statistiken unseres Instagram-Kontos gilt diese Vereinbarung entsprechend, soweit Meta sie darauf erstreckt; andernfalls verarbeitet Meta sie in eigener Verantwortung.

Zweck: Darstellung von BuchhaltGenie, Kontakt mit Interessenten und Auswertung der Reichweite unserer Beiträge.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung von BuchhaltGenie auf diesen Plattformen und an der Reichweite unserer Beiträge).
Nachrichten: Schreibst du uns dort, sehen wir deine Nachricht und deinen Profilnamen und antworten auf demselben Weg. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten), bei Fragen zu einem Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Nachrichten und Kommentare speichert Meta nach eigenen Fristen; wir übernehmen sie nicht in andere Systeme.

7. KI-Funktionen (Sophie-Chat, Beleg-Kategorisierung, Beleg-Extraktion & Buchungsprüfung)

Bei Nutzung der KI-gestützten Funktionen (z. B. der Sophie-Chat-Assistent oder die automatische Kategorisierung importierter Bankbewegungen) werden deine Eingaben sowie die dafür erforderlichen Geschäftsdaten an Google übermittelt und dort mit dem Gemini-Modell verarbeitet.

Auftragsverarbeiter: Google Cloud EMEA Limited (Irland); die Verarbeitung erfolgt durch Google LLC (USA).
Zweck: Generierung von Antworten im Chat bzw. automatische Kategorisierung von Bankbewegungen.
Kein Modell-Training: Die Nutzung erfolgt ausschließlich über die kostenpflichtige Gemini-API. Google verwendet die dort übermittelten Eingaben und Antworten laut den geltenden Vertragsbedingungen nicht zur Verbesserung eigener Produkte oder zum Modelltraining.
Aufbewahrung bei Google: Google bewahrt Eingaben und Antworten bis zu 55 Tage auf, nur um Missbrauch zu erkennen, und gibt sie heraus, wo ein Gesetz es verlangt.
Übermittlung in die USA: Die Daten gehen an Google LLC in den USA. Laut den Gemini-API-Bedingungen kann Google sie vorübergehend in jedem Land speichern oder zwischenspeichern, in dem Google oder seine Beauftragten Einrichtungen betreiben. Eine Beschränkung der Verarbeitung auf die EU besteht nicht. Grundlage der Übermittlung ist das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktfunktionalität).
Nutzerkreis: Den Sophie-Chat gibt es im Tarif Pro, die automatische Kategorisierung importierter Bankbewegungen in Basis und Pro. Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn du die jeweilige Funktion nutzt.

Nutzt du die Beleg-Extraktion, wird das von dir hochgeladene oder an deine Beleg-Adresse gesendete Belegdokument (Foto, Scan oder PDF-Datei) zusätzlich an Google übermittelt und dort mit dem Gemini-Modell ausgewertet. Übermittelt wird dabei das Dokument selbst, einschließlich aller darauf sichtbaren personenbezogenen Daten, etwa Name und Anschrift des Lieferanten.

Auftragsverarbeiter: Google Cloud EMEA Limited (Irland); die Verarbeitung erfolgt durch Google LLC (USA).
Zweck: Automatisches Auslesen von Betrag, Belegdatum, Lieferant und Umsatzsteuer aus dem Beleg als Vorschlag, den du prüfst und korrigierst, bevor du die Ausgabe speicherst.
Speicherung des Vorschlags: Das Ergebnis des Auslesens (Lieferant, Belegdatum, Betrag und Umsatzsteuer) speichern wir sofort als Vorschlag in deinem Konto bei Supabase in Frankfurt, also schon bevor du es bestätigst. Bestätigst du den Vorschlag, entsteht daraus eine Ausgabe. Einen offenen Vorschlag zeigen wir nach 14 Tagen nicht mehr an. Offene, verworfene und übernommene Vorschläge bleiben gespeichert, bis du dein Konto löschst.
Kein Modell-Training: Die Nutzung erfolgt ausschließlich über die kostenpflichtige Gemini-API. Google verwendet die dort übermittelten Eingaben und Antworten laut den geltenden Vertragsbedingungen nicht zur Verbesserung eigener Produkte oder zum Modelltraining.
Aufbewahrung bei Google: Google bewahrt Eingaben und Antworten bis zu 55 Tage auf, nur um Missbrauch zu erkennen, und gibt sie heraus, wo ein Gesetz es verlangt.
Übermittlung in die USA: Die Daten gehen an Google LLC in den USA. Laut den Gemini-API-Bedingungen kann Google sie vorübergehend in jedem Land speichern oder zwischenspeichern, in dem Google oder seine Beauftragten Einrichtungen betreiben. Eine Beschränkung der Verarbeitung auf die EU besteht nicht. Grundlage der Übermittlung ist das EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google LLC zertifiziert ist; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktfunktionalität).
Nutzerkreis: Diese Verarbeitung erfolgt in allen Tarifen, nur wenn du einen Beleg aktiv zur Auswertung hochlädst oder an deine Beleg-Adresse sendest (Abschnitt 2). Ohne Nutzung der Funktion werden keine Belegdokumente an Google übermittelt.

Nutzt du den Stripe-Import mit automatischer Buchungsprüfung (Buchungs-Judge), werden einzelne, nicht eindeutig zuordenbare Transaktionen zur Klassifikation an OpenAI übermittelt. Übermittelt werden dabei Transaktionsdaten der jeweiligen Zahlung: Beträge, Gebühren, Währung, Zeitpunkte und Transaktions-Referenzen sowie ggf. in Beschreibung oder Metadaten enthaltene Angaben zum Zahler wie Name oder E-Mail-Adresse. Kreditkarten- oder Bankdaten sind darin nicht enthalten.

Auftragsverarbeiter: OpenAI Ireland Ltd (Irland); die Verarbeitung erfolgt durch OpenAI, L.L.C. (USA).
Zweck: Prüfung und Klassifikation automatisch verbuchter Zahlungen aus deinen verbundenen Stripe-Konten, als Entscheidung, ob ein Buchungsvorschlag automatisch übernommen werden darf oder dir zur manuellen Prüfung vorgelegt wird.
Kein Modell-Training: Die Nutzung erfolgt ausschließlich über die OpenAI-API. OpenAI verwendet die dort übermittelten Eingaben und Antworten laut den geltenden API-Vertragsbedingungen nicht zum Modelltraining.
Protokollierung bei OpenAI: OpenAI bewahrt Eingaben und Antworten standardmäßig bis zu 30 Tage in Protokollen zur Missbrauchserkennung auf, länger nur, wenn das Gesetz es verlangt oder es zum Schutz der Dienste oder Dritter nötig ist.
Übermittlung in die USA: Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) besteht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktfunktionalität).
Nutzerkreis: Diese Verarbeitung erfolgt nur, wenn du den Stripe-Import (Tarif Pro) nutzt und die automatische Prüfung aktiviert ist. Ohne Aktivierung werden keine Transaktionsdaten an OpenAI übermittelt.

Automatische Auswertungen (kein KI-Modell). Getrennt von den KI-Funktionen oben werten wir deine erfassten Geschäftsdaten (z. B. Umsatz, Ausgaben) zusätzlich serverseitig anhand fest hinterlegter, rein rechnerischer Regeln aus: ohne KI-Modell und ohne zusätzlichen Auftragsverarbeiter. Das Ergebnis bleibt vollständig in der bestehenden Infrastruktur (Supabase, siehe Abschnitt 3) und wird dir als Hinweis in der App sowie als Benachrichtigung angezeigt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Diese Auswertung trifft keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO: sie liefert einen unverbindlichen Hinweis, die Entscheidung darüber triffst ausschließlich du.

8. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs werden deine Zahlungsdaten direkt von Stripe verarbeitet. BuchhaltGenie selbst speichert keine Kreditkarten- oder Bankdaten: gespeichert werden lediglich dein Abo-Status (Tarif, Laufzeit, Stripe-Kunden- und Abo-ID).

Auftragsverarbeiter: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland); eine Übermittlung an Stripe Inc. (USA) kann auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework erfolgen.
Zweck: Abwicklung von Abonnement-Zahlungen (Checkout, Kundenportal).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Weitere Informationen: Stripes Datenschutzerklärung.

Rechnungen zu deinem Abo: Die Rechnungen zu deinem Abo erstellt Stripe in unserem Auftrag und legt sie in unserem Stripe-Konto ab. Einmal im Jahr übernehmen wir sie zusätzlich in unsere eigene Buchhaltung. Wir bewahren sie sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres auf, auf das sie sich beziehen (§ 132 BAO), auch über eine Kontolöschung hinaus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung). Nach Ablauf der Frist veranlassen wir die Löschung bei Stripe, soweit Stripe sie zulässt.

Stripe-Import (eigene Stripe-Konten): Zusätzlich kannst du eigene Stripe-Konten mit BuchhaltGenie verbinden, damit wir die dort abgewickelten Zahlungen automatisch als Einnahmen und Ausgaben verbuchen. Der Zugriff erfolgt ausschließlich lesend über einen von dir bei Stripe erstellten eingeschränkten API-Schlüssel (Restricted Key), den wir ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM) speichern und beim Trennen des Kontos endgültig löschen. Der Lesezugriff erfolgt im Vertragsverhältnis zwischen dir und Stripe; Stripe ist insoweit nicht unser (Unter-)Auftragsverarbeiter. Die abgerufenen Transaktionsdaten speichern wir bei Supabase in der EU (Abschnitt 3) und verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags (Abschnitt 2). Für die KI-gestützte Prüfung einzelner Transaktionen gilt Abschnitt 7. Aktivierst du zusätzlich den Kunden-Sync, übernehmen wir aus demselben Stripe-Konto auch die Stammdaten deiner Zahler/Kunden (Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr.) in deine Kundenliste: auch dabei ist Stripe nur Datenquelle des Imports, nicht unser (Unter-)Auftragsverarbeiter.

Aktionscode (technisch notwendiges Cookie): Wenn du einen beworbenen Aktionscode aufrufst, speichern wir den Code in einem Cookie auf deinem Gerät. Er sorgt dafür, dass der Code die Registrierung, die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und das Einrichten deines Betriebs übersteht und beim Abschluss noch gilt.
Name: bg-offer-code.
Inhalt: ausschließlich der Aktionscode selbst: keine Kennung, die dich betrifft, und kein Merkmal, mit dem sich dein Weg über mehrere Seiten nachvollziehen ließe.
Lebensdauer: 2 Stunden. Wird der Code beim Bezahlvorgang eingelöst, löschen wir ihn schon davor.
Rechtsgrundlage: § 165 Abs. 3 TKG 2021 (unbedingt erforderlich für den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich; ohne dieses Cookie könnten wir dir den aufgerufenen Rabatt beim Abschluss nicht gewähren.

9. Missbrauchsschutz (Rate-Limiting)

Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. automatisierte Massenanfragen) begrenzen wir die Anzahl von Anfragen pro Zeitfenster. Dabei werden IP-Adressen kurzzeitig verarbeitet; bei angemeldeten Anfragen zusätzlich die Kontokennung deines Zugangs. An unseren Dienstleister Upstash geht die IP-Adresse dabei nicht im Klartext: als Zählschlüssel dient ausschließlich eine kryptografische Prüfsumme (SHA-256-Hash, pseudonymisiert). Für den öffentlichen Zugriffszähler ist das die Prüfsumme deines Netzpräfixes (/24 bei IPv4, /48 bei IPv6). Bei der Anmeldung und bei der Grundsicherung gegen Massenanfragen bleibt es die Prüfsumme deiner vollständigen Adresse. Ebenso wird bei der Newsletter-Anmeldung und bei der Anmeldung am Konto die E-Mail-Adresse ausschließlich als kryptografische Prüfsumme (SHA-256-Hash, pseudonymisiert, nicht in Klartext) verarbeitet. Die Zählwerte dazu speichern wir kurzzeitig bei unserem Dienstleister Upstash in der EU-Region Frankfurt (eu-central-1). Alle Werte werden automatisch nach kurzer Zeit gelöscht.

Bei der Funktion „Vertrag widerrufen“ (Abschnitt 3) begrenzen wir zusätzlich die Zahl der Erklärungen je Netzpräfix und die Zahl der Eingangsbestätigungen je Bestätigungsadresse. Auch die Bestätigungsadresse geht dabei nur als kryptografische Prüfsumme (SHA-256-Hash, pseudonymisiert) an Upstash. Diese beiden Zählwerte werden nach spätestens zwei Tagen automatisch gelöscht.

Auftragsverarbeiter: Upstash, Inc. (USA). Die Verarbeitung findet in der EU-Region eu-central-1 (Frankfurt/Deutschland) statt; eine Replikation außerhalb der EU findet nicht statt. Weil der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, gelten für einen etwaigen Zugriff von dort EU-Standardvertragsklauseln; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) liegt vor. Siehe Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Zweck: Schutz vor Missbrauch und Sicherstellung der Systemverfügbarkeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit).

10. Hosting & Fehlerdiagnose

Diese Website wird bei Vercel Inc. gehostet.
Zweck: Bereitstellung der Website und Content Delivery.
DSGVO-Absicherung: Standard-Vertragsklauseln (EU-Kommission), DPA vorhanden.

Fehlerdiagnose (Sentry): Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler erfassen wir serverseitig Fehlerberichte über Sentry(Functional Software, Inc., USA). Personenbezogene Inhalte werden vor der Übermittlung serverseitig entfernt (PII-Scrubbing); es werden keine Cookies gesetzt und kein Verhalten im Browser aufgezeichnet. Die Fehlerberichte werden in der EU (Frankfurt) gespeichert und nach höchstens 90 Tagen gelöscht. Für einen Zugriff aus den USA gelten die EU-Standardvertragsklauseln (DPA vorhanden). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, fehlerfreien Betrieb).

PDF-Erzeugung und Sicherungen (Hetzner): Die PDF-Dateien von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen erzeugen wir mit einem eigenen Dienst auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Den Dienst betreiben wir selbst; Hetzner stellt ausschließlich den Server bereit und ist dafür unser Auftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) liegt vor. Verarbeitet werden die Angaben, die im jeweiligen Dokument stehen, bei Rechnungen unserer Kunden also auch die Daten der Rechnungsempfänger (Abschnitt 2). Vorgesehen, derzeit aber nicht aktiv, ist außerdem die Aufbewahrung verschlüsselter Sicherungen bei Hetzner, und zwar der Datenbank und der gespeicherten Dateien, also deiner Belege und der erzeugten PDF-Dokumente. Jede Sicherung wird vor der Übertragung verschlüsselt, der Schlüssel liegt ausschließlich bei uns, Hetzner erhält nur verschlüsselte Daten. Sobald die Sicherungen laufen, ist eine gelöschte Angabe nach etwa sechs Wochen auch aus ihnen entfernt. Sitz und Verarbeitung in Deutschland, also innerhalb der EU; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vereinbarten Leistung), für die Sicherungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Wiederherstellbarkeit der Daten).

11. Deine Rechte (DSGVO)

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Mit der Rolle „Inhaber" stehen dir Datenexport und Konto-Löschung direkt in den Einstellungen der App zur Verfügung, im Bereich „Konto & Daten" (Abschnitte „Deine Daten" und „Konto löschen"). Als Mitglied ohne die Rolle „Inhaber" erhältst du eine Kopie deiner Daten, etwa deiner eigenen Sophie-Verläufe, auf Anfrage an office@buchhaltgenie.at. Für die Angaben, welche Rechnungen und Ausgaben du in einem Betrieb angelegt oder ausgestellt hast, ist der Inhaber dieses Betriebs Verantwortlicher; wende dich damit an ihn. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an ihn weiter (Abschnitt 2).

Kontakt für alle Anliegen: office@buchhaltgenie.at

12. Speicherdauer & Löschung

Du kannst dein Konto jederzeit in den Einstellungen unter „Konto & Daten" löschen; die Löschung deiner Kontodaten erfolgt innerhalb von 30 Tagen.

Deine Chat-Verläufe mit Sophie löschen wir automatisch 30 Tage nach der letzten Nachricht. Löschst du vorher dein Konto, werden sie mit deinen übrigen Kontodaten gelöscht.

Supabase sichert unsere Datenbank täglich und hält diese Sicherungen nach eigenen Angaben 7 Tage vor. Eine gelöschte Angabe kann deshalb noch etwa 7 Tage in diesen Sicherungen stehen. Hochgeladene Dateien wie deine Belege sind darin nicht enthalten. Spielen wir eine Sicherung zurück, führen wir die Löschungen aus der Zeit danach erneut aus. Ab dem Start der Sicherungen bei Hetzner (frühestens 16. November 2026) halten wir dafür ein eigenes Löschprotokoll außerhalb der Datenbank. Bis dahin vermerken wir gelöschte Konten nur in der Datenbank selbst. Gehört ein gelöschtes Konto zu keinem Betrieb, besteht dieser Vermerk nur aus der Kennung des Kontos und dem Zeitpunkt der Löschung. In der Datenbank löschen wir ihn nach 60 Tagen. In den verschlüsselten Sicherungen und Löschprotokollen auf unserem Sicherungsspeicher bei Hetzner bleibt er danach noch höchstens 52 Tage erhalten und wird dann automatisch gelöscht.

Ausgestellte Rechnungen, Belege und sonstige steuerlich relevante Aufzeichnungen bleiben davon abweichend sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen, gespeichert (§ 132 Bundesabgabenordnung, BAO; Fristende jeweils 31. Dezember) und werden auf dieser Grundlage über die Kontolöschung hinaus aufbewahrt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Verpflichtung). Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden diese Daten endgültig gelöscht.

Bei über Stripe abgewickelten Zahlungen speichern wir zusätzlich die UID-Nummer und das Land deines Zahlers so, wie sie zum Zeitpunkt der Buchung vorlagen (Buchungsjournal). Dieser Stand wird danach nicht mehr verändert, auch wenn sich die Angaben deines Kunden später ändern, und bleibt wie die übrigen Buchungsdaten sieben Jahre gespeichert (§ 132 BAO, Zusammenfassende Meldung nach Art. 21 Abs. 3 UStG).

13. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren: www.dsb.gv.at

14. Änderungen

Kontoerstellung und Zahlungsabwicklung sind live und in dieser Datenschutzerklärung berücksichtigt. Diese Erklärung wird bei Bedarf an neue Funktionen oder rechtliche Anforderungen angepasst.

Änderungsverlauf:

• 2026-10-26: Bestätigte Registrierungen zählen wir zusätzlich vom Server aus, ohne IP-Adresse, Browserdaten oder Kennung (Abschnitt 5).
• 2026-10-22: BuchhaltGenie Bilanz: Rollen, Anmeldung, Freischaltung zum Frühzugang, Speicherort, Cookies und deine Rechte (neuer Abschnitt 15, Verweis in Abschnitt 1); die Warteliste für Bilanz und wo du dich zum Newsletter angemeldet hast (Abschnitt 4).
• 2026-10-19: In persönlichen Service-Mails bieten wir nur Hilfe beim Einstieg an (Abschnitt 3).
• 2026-10-17: Persönliche Service-Mails, wenn du nach der Registrierung noch nichts eingetragen hast oder länger nicht da warst (Abschnitt 3).
• 2026-10-15: Personen, die nur Belege einreichen: Einladung, Mitgliedschaft und die eingereichten Belege (Abschnitt 3).
• 2026-10-13: Im Free-Tarif ruht der Zugang jedes Mitglieds, nicht nur der von Mitarbeitern (Abschnitt 3).
• 2026-10-12: Mitarbeiter in einem Betrieb: Einladung, Mitgliedschaft und der Vermerk, wer eine Rechnung oder Ausgabe angelegt oder ausgestellt hat (Abschnitte 1, 3 und 11).
• 2026-10-10: KI-Funktionen: Aufbewahrung bei Google bis zu 55 Tage, Tarife je Funktion, die Kategorisierung betrifft importierte Bankbewegungen (Abschnitt 7). Zählung im E-Mail-Registrierungsformular (Abschnitt 5).
• 2026-10-09: KI-Funktionen: Protokollierung bei Google und OpenAI, mögliche Speicherorte bei Google, Speicherung des Belegvorschlags schon vor deiner Bestätigung (Abschnitt 7).
• 2026-10-08: Verbleib des Vermerks gelöschter Konten ohne Betrieb in den Sicherungen bei Hetzner (Abschnitt 12).
• 2026-10-07: Kontenvorlage der Steuerberatung (Abschnitt 3).
• 2026-10-06: Frist für den Vermerk gelöschter Konten ohne Betrieb (Abschnitt 12); Einladungsadresse im Sicherheitsprotokoll nur noch als Prüfsumme (Abschnitt 3).
• 2026-10-05: Social-Media-Seiten auf Facebook und Instagram statt der nicht eingesetzten Produktanalyse mit PostHog (Abschnitt 6), Einladung in den Betrieb und Speicherdauer für Support-Anfragen und Widerrufserklärungen (Abschnitt 3), unbestätigte Newsletter-Anmeldungen (Abschnitt 4), Rechnungen zu deinem Abo (Abschnitt 8), vorgesehene Sicherungen auch der Dateien (Abschnitt 10), Sicherungen bei Supabase (Abschnitt 12), unser Postfach bei Google und der Vertragspartner bei Supabase (Abschnitt 3), Speicherort und Frist der Fehlerberichte (Abschnitt 10).
• 2026-10-03: Monatszusammenfassung per E-Mail auf Einwilligung (Abschnitt 3).
• 2026-10-02: Freiwillige Angabe „Dienstleistungsbetrieb“ (Abschnitt 5), Entwurfssicherung der Formulare im Browser (Abschnitt 3), Löschfrist für die Chat-Verläufe mit Sophie (Abschnitt 12).
• 2026-09-30: Widerruf über die Funktion „Vertrag widerrufen“ (Abschnitte 3 und 9).
• 2026-09-24: Hetzner als Auftragsverarbeiter für die PDF-Erzeugung und für künftige, verschlüsselte Datenbanksicherungen (Abschnitt 10); Datenexport in der App nur mit der Rolle „Inhaber", Kopie für die übrigen Mitglieder auf Anfrage per E-Mail (Abschnitt 11).
• 2026-09-23: Belege per Mail und Empfang über Resend mit Speicherung in den USA (Abschnitt 2), Abgleich von Belegen und Bankumsätzen mit erfassten Ausgaben (Abschnitt 2), Beleg-Extraktion auch für per E-Mail empfangene Belege (Abschnitt 7), Support-Anfragen (Abschnitt 3), Wege in der App nach den heutigen Bezeichnungen (Abschnitte 11 und 12).

Der Änderungsverlauf wird ab der Fassung 2026-09-23 geführt; die Fassung davor trug den Stand 2026-08-29.

15. BuchhaltGenie Bilanz

15.1 Rollen. Für Bilanz gilt die Trennung aus Abschnitt 1. Für dein Konto, die Anmeldung, die Freischaltung zum Frühzugang, Einladungen, Support sowie technische Protokolle sind wir Verantwortlicher. Für die Buchhaltungsdaten deines Betriebs in Bilanz (Buchungen, Personenkonten deiner Kunden und Lieferanten, Bankumsätze, Gesellschafterangaben, Belege und Lohnjournal-Dateien, Meldungen und Exporte) sind wir Auftragsverarbeiter. Verantwortlicher ist dein Betrieb, es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Teil für Bilanz.

15.2 Anmeldung mit dem BuchhaltGenie-Konto. Bei Bilanz meldest du dich mit deinem BuchhaltGenie-Konto an. BuchhaltGenie übermittelt Bilanz dabei deine Kontokennung, deine E-Mail-Adresse mit ihrem Bestätigungsstatus und die Profilangaben deines Kontos, soweit vorhanden. Bilanz legt damit ein eigenes Nutzerkonto an und verknüpft es mit deinem BuchhaltGenie-Konto. Die Zugangsschlüssel deines BuchhaltGenie-Kontos verwirft Bilanz sofort und speichert sie nicht; für Bilanz selbst entsteht eine eigene Sitzung (15.9). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

15.3 Freischaltung zum Frühzugang. Für die Freischaltung speichern wir deine E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt, wer dich freigeschaltet hat, eine interne Notiz und einen etwaigen Widerruf. Die Adresse stammt aus deiner Anmeldung zur Warteliste für Bilanz (Abschnitt 4). Meldest du dich von der Warteliste ab, widerrufen wir eine Freischaltung, die du noch nicht genutzt hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf deine Anfrage vor Vertragsschluss und Durchführung des Vertrags). Hast du dich zwölf Monate nach der Freischaltung nicht angemeldet, entfernen wir deine Adresse aus der Freischaltung.

15.4 Wo die Daten liegen. Die Daten von Bilanz liegen in einer eigenen Datenbank bei Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur) in der Region eu-west-1 (Irland, AWS), getrennt von den übrigen BuchhaltGenie-Daten. Die Anwendung läuft bei Vercel Inc. in der Region Dublin (Irland). Für einen Zugriff von außerhalb der EU gelten die EU-Standardvertragsklauseln; mit beiden Anbietern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). Supabase sichert die Datenbank täglich und hält diese Sicherungen 7 Tage vor. Eine gelöschte Angabe kann deshalb noch etwa 7 Tage in diesen Sicherungen stehen. Hochgeladene Dateien wie deine Belege sind darin nicht enthalten; sie sichern wir, sobald eingerichtet, jede Nacht verschlüsselt auf einem Speicher bei Hetzner in Deutschland. Den Schlüssel haben nur wir.

15.5 Belege per E-Mail (sobald angeboten). Bietet Bilanz für deinen Betrieb eine Beleg-Adresse an, empfängt Resend (Resend, Inc., USA) die an diese Adresse gesendeten E-Mails. Resend speichert empfangene E-Mails samt Anhängen sowie E-Mail-Metadaten in den USA und bewahrt sie 30 Tage auf. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) besteht. Anhänge, die dein Betrieb nicht übernimmt, löscht Bilanz nach 90 Tagen; danach entfernt Bilanz auch Absender und Dateinamen. Übernommene Anhänge sind Belege deines Betriebs (15.1).

15.6 Fehlerdiagnose (sobald eingebaut). Für Bilanz gilt Abschnitt 10 (Sentry) entsprechend.

15.7 Keine KI-Verarbeitung. Bilanz schickt derzeit keine Belege und keine Buchungsdaten an KI-Anbieter. Ändert sich das, ergänzen wir diesen Abschnitt vorher.

15.8 Speicherdauer. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO). Diese Pflicht trifft deinen Betrieb, nicht Bilanz. Gebuchte Sätze werden in Bilanz nicht gelöscht, sondern storniert (AGB § 19.7). Über die Daten deines Betriebs entscheidet dein Betrieb als Verantwortlicher; Löschwünsche zu diesen Daten richtest du an ihn (Abschnitt 2). Nach dem Ende des Frühzugangs bewahrt Bilanz nichts für deinen Betrieb auf; lade deine Daten vorher herunter (AGB § 19.10).

15.9 Cookies. Bilanz setzt nur technisch notwendige Cookies für deine Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie, das bis zum Abmelden gilt, höchstens 30 Tage, und während der Anmeldung für höchstens 10 Minuten ein Cookie mit der Seite, auf die du danach zurückkommst. Analyse- und Werbe-Cookies setzt Bilanz nicht.

15.10 Deine Rechte. Deine Rechte nach Abschnitt 11 gelten auch für Bilanz. Den Export der Daten eines Betriebs macht der Inhaber in Bilanz. Dein Konto löschst du über dein BuchhaltGenie-Konto (15.2). Anfragen zu den Daten eines Betriebs leiten wir an dessen Inhaber weiter (Abschnitt 2).