Belegerkennung: wie Software Rechnungen ausliest
Von Bernhard Götzendorfer, Stand:
Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Was Belegerkennung macht
Belegerkennung heißt: Ein Programm liest einen Beleg, den du fotografiert oder als PDF bekommen hast. Es sucht darauf die Werte, die du für deine Buchhaltung brauchst. Diese Werte trägt es als Vorschlag in ein Formular ein.
Die Software hat an sehr vielen Belegen gelernt, wie sie aufgebaut sind. Sie erkennt die Schrift auf dem Bild und deutet sie. Welche Zahl ist der Gesamtbetrag, welche der Steuerbetrag? Welches Datum gehört zum Kauf?
Das Ergebnis ist ein Vorschlag. Die Software liefert, was am wahrscheinlichsten auf dem Beleg steht. Das kann danebenliegen, auch wenn es richtig aussieht.
Was BuchhaltGenie aus deinem Beleg vorschlägt
Du fotografierst den Beleg oder lädst ein PDF hoch. Das Lesen dauert ein paar Sekunden. Du kannst währenddessen schon weitertippen.
Danach stehen Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz als Vorschläge im Formular. BuchhaltGenie sagt dir, welche Felder es ausgefüllt hat. Du änderst, was nicht passt. Die Ausgabe entsteht erst, wenn du sie speicherst.
Den ausgewiesenen Steuerbetrag liest die Erkennung ebenfalls. BuchhaltGenie nutzt ihn für eine Gegenprobe beim Betrag.
Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer. Die Erkennung soll nichts raten und nichts umrechnen. Sieht der Beleg nach einem Leergut- oder Gutschriftbon aus, weist BuchhaltGenie dich darauf hin. Dann prüfst du, ob das wirklich eine Ausgabe ist.
Findet die Erkennung gar nichts, etwa weil das Foto unscharf oder abgeschnitten ist, trägst du Betrag und Lieferant selbst ein. Dasselbe gilt, wenn die Erkennung gerade nicht verfügbar ist, wenn du offline bist oder wenn das Beleg-Lesen für diesen Monat aufgebraucht ist. Dein Foto wird in jedem dieser Fälle mit der Ausgabe gespeichert.
Wo die Erkennung an Grenzen stößt
Wie gut die Erkennung liest, hängt vor allem am Beleg. Diese Fälle sind schwierig:
- Unscharfe, schiefe oder dunkle Fotos und abgeschnittene Ränder. Was auf dem Bild fehlt, kann die Software nicht lesen.
- Kassenbons auf Thermopapier, dem glatten Papier aus der Kasse. Die Schrift darauf verblasst mit der Zeit. Fotografierst du den Bon bald nach dem Kauf, ist sie noch gut lesbar.
- Handschrift, etwa auf einer Quittung vom Markt. Gedrucktes ist leichter zu lesen.
- Mehrere Steuersätze auf einem Beleg, etwa für Speisen und Getränke. Ein einzelner vorgeschlagener Satz passt dann nicht für alle Posten.
- Fremde Währungen. BuchhaltGenie übernimmt Beträge nur in Euro. Steht eine andere Währung auf dem Beleg, bleiben die Beträge leer. Datum und Lieferant schlägt es trotzdem vor.
- Steuersätze aus anderen Ländern, etwa auf einer deutschen Rechnung. BuchhaltGenie schlägt nur Sätze in einer Höhe vor, die es in Österreich gibt. Bei einem anderen Satz lässt es das Feld leer und biegt ihn nicht auf einen ähnlichen um. Ist ein ausländischer Satz gleich hoch wie ein österreichischer, etwa 20 %, schlägt BuchhaltGenie ihn trotzdem vor. Bei Rechnungen aus dem Ausland prüfst du den Steuersatz deshalb besonders genau.
- Ein Belegdatum in der Zukunft oder eines, das viele Jahre zurückliegt. Ein solches Datum übernimmt BuchhaltGenie nicht.
Faktor 1000: der Punkt im Betrag
Manche Fehler rutschen leicht durch, weil der falsche Wert plausibel aussieht. Bei einem Betrag mit Punkt ist nicht immer klar, ob der Punkt die Tausender trennt oder die Cent. Aus 60.000 wird dann 60,00. Das ist ein Fehler um den Faktor 1000.
Bernhard Götzendorfer, der BuchhaltGenie entwickelt, hat diesen Fehler an echten Belegen aus dem Ausland gemessen. „Ein Vorschlag, der um Faktor 1000 danebenliegt, ist schlimmer als gar kein Vorschlag“, schreibt er im Beitrag „Faktor 1000“ auf seinem Blog.
BuchhaltGenie rechnet deshalb nach, wenn ein Beleg Gesamtbetrag, Steuerbetrag und einen österreichischen Steuersatz zeigt. Passen die drei nur zusammen, wenn der Betrag um das Zehn-, Hundert- oder Tausendfache verschoben wäre, gilt er als verlesen. BuchhaltGenie lässt das Feld dann leer. Es rechnet den Betrag nicht zurecht, denn welcher Wert falsch gelesen wurde, lässt sich nicht sicher sagen.
Diese Gegenprobe hat eine Grenze. Zeigt der Beleg keinen Steuerbetrag, gibt es nichts zum Nachrechnen. So ist es etwa bei einem Kassenbon ohne Steuerzeile oder bei der Rechnung eines Kleinunternehmers. Der Beitrag nennt die Gegenprobe deshalb „eine Stichprobe, kein genereller Betragsschutz“. Den Betrag prüfst du in jedem Fall selbst.
Was du an jedem Feld prüfst
Leg den Beleg neben das Formular und geh die Felder der Reihe nach durch:
- Betrag: Vorgeschlagen wird der Gesamtbetrag mit Steuer. Schau auf Komma und Punkt und frag dich, ob Cent oder Tausender gemeint sind.
- Datum: Vorgeschlagen wird das Belegdatum. Vergleich Tag, Monat und Jahr mit dem Beleg.
- Lieferant: Vorgeschlagen wird der Name des Händlers oder Lieferanten. Prüf, ob er stimmt und vollständig ist.
- Steuersatz: Vorgeschlagen wird ein einziger Satz in einer Höhe, die es in Österreich gibt. Stehen mehrere Sätze auf dem Beleg, prüfst du, welcher Satz für welchen Teil gilt.
- Betrag in fremder Währung: Hier schlägt BuchhaltGenie keinen Betrag vor, nur Datum und Lieferant. Den Betrag in Euro trägst du selbst ein.
| Feld | Was die Erkennung vorschlägt | Was du prüfst |
|---|---|---|
| Betrag | den Gesamtbetrag mit Steuer | Komma und Punkt: Cent oder Tausender? |
| Datum | das Belegdatum | Tag, Monat und Jahr gegen den Beleg |
| Lieferant | den Namen des Händlers oder Lieferanten | ob der Name stimmt und vollständig ist |
| Steuersatz | einen einzigen Satz in österreichischer Höhe | bei mehreren Sätzen: welcher für welchen Teil gilt |
| Betrag in fremder Währung | keinen Betrag, nur Datum und Lieferant | den Betrag in Euro selbst eintragen |
Was auf einer Rechnung stehen muss
Die Belegerkennung liest einzelne Werte. Ob ein Beleg alle Angaben einer Rechnung trägt, prüft sie nicht. Diese Angaben legt das Umsatzsteuergesetz fest, kurz UStG.
Eine Rechnung enthält nach § 11 Abs. 1 Z 3 UStG:
- Name und Anschrift des Unternehmers, der liefert oder leistet
- Name und Anschrift des Empfängers, also deine, und bei mehr als € 10.000 Gesamtbetrag auch deine UID
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- den Tag der Lieferung oder Leistung oder den Zeitraum der Leistung
- das Entgelt, also den Preis ohne Steuer, und den Steuersatz; ist der Umsatz steuerfrei, einen Hinweis darauf
- den Steuerbetrag
- das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, kurz UID, wenn er Umsätze mit Umsatzsteuer abrechnet
Kleinbetragsrechnung bis € 400
Beträgt der Gesamtbetrag höchstens € 400, genügen weniger Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG). Das heißt Kleinbetragsrechnung, ein Beispiel ist der Kassenbon. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen bei jedem Betrag so vereinfacht sein. Dein Name, eine fortlaufende Nummer und ein eigens ausgewiesener Steuerbetrag dürfen dann fehlen. Für die Erkennung heißt das: Fehlt der Steuerbetrag, entfällt auch die Gegenprobe beim Betrag.
Neben dem Ausstellungsdatum reichen diese Angaben:
- Name und Anschrift des Unternehmers, der liefert oder leistet
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- der Tag der Lieferung oder Leistung
- Entgelt und Steuer in einer Summe
- der Steuersatz
Wie lange du Belege aufbewahrst
Belege bewahrst du sieben Jahre auf (§ 132 Abs. 1 BAO). Die BAO ist die Bundesabgabenordnung, das Gesetz mit den allgemeinen Regeln für Steuerverfahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, auf das sich der Beleg bezieht.
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt (§ 132 Abs. 2 BAO). Bis zum Ende der Frist muss sich der Beleg dann jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergeben lassen, also so wie das Original. Für ein Foto heißt das: scharf, ganz und lesbar. Bekommst du eine Rechnung nur digital, etwa als PDF, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe.
BuchhaltGenie speichert dein Foto oder PDF mit der Ausgabe und hebt deine Rechnungen und Belege sieben Jahre auf. Die Pflicht dazu bleibt bei dir.
Was andere an dieser Stelle auch gefragt haben
Kann ich mich auf die ausgelesenen Werte verlassen?
Nicht ungeprüft. Die Erkennung liefert Vorschläge und kann sich verlesen, etwa bei unscharfen Fotos, Handschrift oder einem Punkt im Betrag. Deshalb vergleichst du jeden Wert mit dem Beleg, bevor du speicherst.
Was passiert, wenn die Erkennung nichts findet?
Dann trägst du Betrag und Lieferant selbst ein. Du kannst es auch nochmal versuchen oder ein anderes Foto wählen. Dein Foto wird trotzdem mit der Ausgabe gespeichert.
Liest die Erkennung auch Rechnungen aus anderen Ländern?
Datum und Lieferant schlägt sie auch dann vor. Beträge übernimmt BuchhaltGenie nur in Euro und Steuersätze nur in einer Höhe, die es in Österreich gibt. Alles andere bleibt leer, und du trägst es selbst ein. Einen gleich hohen ausländischen Satz schlägt es trotzdem vor, den prüfst du selbst.
Prüft die Erkennung, ob mein Beleg eine gültige Rechnung ist?
Nein. Sie liest einzelne Werte aus. Ob alle Angaben nach § 11 UStG draufstehen, prüfst du selbst. Bis € 400 Gesamtbetrag reichen weniger Angaben, bei Rechnungen von Kleinunternehmern bei jedem Betrag.
