KI-Buchhaltung in Österreich: was sie kann und was nicht
Von Bernhard Götzendorfer, Stand:
Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Was eine KI in der Buchhaltung tut
KI steht für künstliche Intelligenz. Gemeint ist ein Programm, das an sehr vielen Beispielen gelernt hat, Bilder und Text zu deuten. In der Buchhaltung hilft das bei Arbeit, die sonst Abtippen und Zuordnen heißt.
Drei Aufgaben passen gut zu einer KI:
- Belege auslesen: Auf einem Foto oder PDF erkennt sie, welcher Betrag, welches Datum und welcher Lieferant darauf steht.
- Zuordnen: Für eine Ausgabe oder eine Bankbewegung schlägt sie eine Kategorie vor, also die Art der Ausgabe, etwa Miete, Fahrtkosten oder Software.
- Fragen beantworten: In ganzen Sätzen sagt sie dir, was in deinen erfassten Zahlen steht.
Was eine KI nicht kann
Eine KI weiß nicht, was nicht erfasst ist. Fehlt ein Beleg, fehlt er auch in ihrer Antwort.
Auch eine KI irrt sich. Ein unscharfes Foto, ein ungewöhnlich aufgebauter Beleg oder ein knapper Text am Kontoauszug führen leicht zu einem falschen Wert. Deshalb ist alles, was sie liefert, ein Vorschlag.
Eine KI unterschreibt nichts und reicht nichts beim Finanzamt ein. Eine Steuerberatung, die deinen Fall kennt, ersetzt sie nicht.
Was die KI bei BuchhaltGenie macht
Beim Beleg: Du fotografierst ihn oder lädst ein PDF hoch. Die Belegerkennung liest Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz aus und füllt das Formular damit vor. Du prüfst die Werte, korrigierst, was nicht passt, und speicherst die Ausgabe.
Beim Kontoauszug: Du lädst die Datei aus deinem Online-Banking hoch. Für jede Bewegung schlägt die KI eine Kategorie vor. Du übernimmst den Vorschlag oder änderst ihn. Zur Ausgabe wird eine Bewegung erst, wenn du sie übernimmst.
Die KI bucht nichts von sich aus, außer du erlaubst es in den Einstellungen ausdrücklich. Ohne diese Erlaubnis bleibt jede Kategorie ein Vorschlag. Eine so gebuchte Bankbewegung kannst du rückgängig machen. Beim Beleg speicherst du die Ausgabe immer selbst.
Bei Fragen: Im Tarif Pro beantwortet Sophie, die KI-Assistentin, Fragen zu deinen Zahlen. Zum Beispiel, wie viel du im März eingenommen hast, welche Rechnungen offen sind oder wie viel bis zur Kleinunternehmergrenze bleibt. Ihre Antwort ordnest du selbst ein. Auf Zuruf legt sie Rechnungsentwürfe, Ausgaben und Kunden an. Rechnungen ausstellen kannst nur du.
Für die Erklärungen ans Finanzamt setzt BuchhaltGenie keine KI ein. Du gibst sie ab, selbst oder über deine Steuerberatung.
| Aufgabe | Was die KI macht | Was du machst |
|---|---|---|
| Beleg erfassen | liest Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz aus | prüfen, korrigieren, speichern |
| Kontoauszug einlesen | schlägt je Bewegung eine Kategorie vor | übernehmen oder ändern |
| Fragen zu deinen Zahlen | Sophie antwortet und legt auf Zuruf Entwürfe an | Antwort einordnen, Rechnungen selbst ausstellen |
| Erklärungen ans Finanzamt | nichts | abgeben, selbst oder über deine Steuerberatung |
Was ohne KI läuft
Nicht alles, was hilft, ist KI. Die Auswertung deiner Zahlen, die BuchhaltGenie jeden Morgen rechnet, folgt festen Regeln. Jede Zeile der Auswertung zeigt, worauf sie beruht. Auch die Pflichtangaben deiner Rechnung prüft BuchhaltGenie nach festen Regeln, bevor du ausstellst.
Wo die KI bei BuchhaltGenie Grenzen hat
Sophie rechnet nur mit dem, was erfasst ist. Fehlt eine Ausgabe in deinen Daten, fehlt sie auch in der Antwort. Sophie erfindet nichts dazu.
Sophie ist eine KI-Assistentin. KI kann sich irren und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Ist die Belegerkennung gerade nicht verfügbar, trägst du Betrag und Lieferant selbst ein. Dein Foto wird trotzdem mit der Ausgabe gespeichert.
Welche Daten dabei an welchen Dienst gehen, beschreibt die Datenschutzerklärung von BuchhaltGenie im Abschnitt zu den KI-Funktionen.
Was das Gesetz von dir verlangt
Die Grundregeln für Aufzeichnungen stehen in der Bundesabgabenordnung, kurz BAO. Das ist das Gesetz mit den allgemeinen Regeln für Steuerverfahren in Österreich. Das Gesetz richtet sich an dich, nicht an dein Programm.
Musst du keine Bücher führen und führst du auch freiwillig keine, gilt § 126 Abs. 2 BAO. Du zeichnest deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben auf und rechnest sie am Jahresende zusammen. Das ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die einfache Form, deinen Gewinn zu ermitteln.
Die Einträge sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht sein (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO). Zeitgerecht heißt für Umsatzsteuer und Einkommensteuer: Die Einträge eines Monats machst du spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende. Ist für die Umsatzsteuer das Quartal dein Voranmeldungszeitraum, also der Zeitraum, für den du sie meldest, zählt das Quartal statt des Monats.
Belege ordnest du so, dass sich jeder Eintrag jederzeit überprüfen lässt (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO). Führst du deine Aufzeichnungen mit einem Programm, gelten dieselben Regeln (§ 131 Abs. 2 BAO).
Bücher, Aufzeichnungen und Belege bewahrst du sieben Jahre auf (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das du die Einträge gemacht hast. Bei Belegen beginnt sie mit dem Ende des Jahres, auf das sie sich beziehen. Länger aufbewahren musst du, solange sie für ein offenes Verfahren beim Finanzamt wichtig sind, in dem du Partei bist.
Elektronisch aufbewahren ist erlaubt (§ 132 Abs. 2 BAO). Bis zum Ende der Frist muss sich dann alles jederzeit vollständig, geordnet und inhaltsgleich wiedergeben lassen, bei Papierbelegen auch urschriftgetreu, also so wie das Original.
In deinen Steuererklärungen legst du alles, was für die Steuer zählt, vollständig und wahrheitsgemäß offen (§ 119 BAO). Diese Pflicht bleibt deine, auch wenn dir ein Programm oder eine KI geholfen hat.
Vier Arten, die Buchhaltung zu machen
Welche Art zu dir passt, hängt davon ab, wie viele Belege du hast und wie viel du selbst machen willst. Die Pflichten aus der BAO sind bei allen vier dieselben. Kombinieren geht auch: das Laufende im Programm, die Jahreserklärung mit deiner Steuerberatung.
- Tabelle oder Vorlage: Du tippst jeden Beleg selbst ab, ordnest und rechnest am Jahresende zusammen. Abgenommen wird dir dabei nichts. Einen Tippfehler findet niemand außer dir.
- Buchhaltungsprogramm: Das Programm gibt die Felder vor und rechnet zusammen. Die Belege tippst du weiter selbst ab.
- Programm mit KI: Das Programm liest Belege aus und schlägt Kategorien vor. Statt abzutippen prüfst du und gibst frei.
- Steuerberatung: Du wirst zu deinem Fall beraten. Je nach Auftrag übernimmt die Steuerberatung Buchhaltung und Erklärungen. Die Belege und Auskünfte dazu lieferst weiter du.
| Art | Was du selbst machst | Was dir abgenommen wird |
|---|---|---|
| Tabelle oder Vorlage | abtippen, ordnen, zusammenrechnen | nichts |
| Buchhaltungsprogramm | abtippen | zusammenrechnen, Felder vorgeben |
| Programm mit KI | prüfen und freigeben | auslesen, Kategorien vorschlagen |
| Steuerberatung | Belege und Auskünfte liefern | Beratung, Buchhaltung und Erklärungen, je nach Auftrag |
Was andere an dieser Stelle auch gefragt haben
Darf ich meine Aufzeichnungen mit einem Programm oder einer KI führen?
Ja. Hältst du deine Geschäftsfälle mit einem Programm fest, gelten dieselben Regeln wie auf Papier (§ 131 Abs. 2 BAO): geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht. Ob ein Wert von dir oder von einer KI stammt, ändert daran nichts. Prüfen musst du ihn.
Wer ist verantwortlich, wenn die KI einen Betrag falsch ausliest?
Du. Für deine Aufzeichnungen und deine Erklärungen bist du verantwortlich (§ 119 und § 131 BAO). Deshalb sind ausgelesene Werte bei BuchhaltGenie Vorschläge. Von sich aus bucht die KI nur, wenn du das in den Einstellungen ausdrücklich erlaubst.
Darf ich Papierbelege nach dem Fotografieren wegwerfen?
Die BAO erlaubt, Belege elektronisch aufzubewahren (§ 132 Abs. 2 BAO). Bis zum Ende der sieben Jahre müssen sie sich dann jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergeben lassen, also so wie das Original. Ein unscharfes oder abgeschnittenes Foto erfüllt das nicht. Ob deine Aufnahmen reichen, klärt im Zweifel deine Steuerberatung.
Ersetzt Sophie meine Steuerberatung?
Nein. Sophie beantwortet Fragen aus deinen erfassten Zahlen. Als KI-Assistentin kann sie sich irren, und eine individuelle Steuerberatung ersetzt sie nicht.
