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Rechnung schreiben: Vorlage und Pflicht­angaben

Die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gibt es hier als PDF und als Word.

PDF-Vorlage ladenWord-Vorlage laden

Beispielbetrieb

Musterstraße 12, 1010 Wien

Empfänger

Café Nordlicht e.U.

Lindengasse 7, 1070 Wien

Rechnung RE-2026-00026

Rechnungsdatum: 10.10.2026

Workshop Buchhaltung

4 Stunden · € 120,00 je Stunde

Leistungsdatum: 10.10.2026

Gesamtbetrag

€ 480,00

Fällig am 24.10.2026

Umsatzsteuerfrei – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG

Nachgezeichnet nach der App. Beispieldaten.

Als Kleinunternehmer reichen sechs Angaben, mit Umsatzsteuer sind es elf. Bis € 400 brutto reicht eine vereinfachte Rechnung.

Von Bernhard Götzendorfer, Stand:

Du bist Kleinunternehmer? Sechs Angaben reichen.

  1. Dein Name und deine Anschrift als Leistender
  2. Ausstellungsdatum der Rechnung
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
  4. Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  5. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, als Kleinunternehmer ohne Steuer
  6. Steuersatz, als Kleinunternehmer stattdessen der Hinweis auf die Befreiung

Den Namen deines Kunden kannst du freiwillig für Rückfragen ergänzen.

Du verrechnest Umsatzsteuer? Dann sind es elf Angaben.

  1. 01Name und Anschrift
  2. 02Name und Anschrift des Kunden
  3. 03Menge und Bezeichnung
  4. 04Tag der Lieferung oder Leistung
  5. 05Entgelt
  6. 06Steuersatz
  7. 07Steuerbetrag
  8. 08Rechnungsdatum
  9. 09Fortlaufende Rechnungsnummer
  10. 10Deine UID-Nummer
  11. 11UID-Nummer deines Kunden über € 10.000 brutto
Alle elf Angaben im Wortlaut
  1. Dein Name und deine Anschrift
  2. Name und Anschrift deiner Kundin oder deines Kunden
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, oder Art und Umfang der Leistung
  4. Tag der Lieferung oder Leistung, oder der Zeitraum
  5. Das Entgelt, also der Betrag ohne Umsatzsteuer
  6. Der Steuersatz. Bist du befreit, ein Hinweis auf die Befreiung
  7. Der Steuerbetrag in Euro
  8. Das Rechnungsdatum
  9. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt
  10. Deine UID-Nummer (ATU und 8 Ziffern), wenn deine Umsätze zum Vorsteuerabzug berechtigen. Als Kleinunternehmer brauchst du sie im Inland nicht.
  11. Die UID-Nummer deines Kunden, wenn die Rechnung über € 10.000 brutto an eine Firma für ihr Unternehmen geht
Welche Steuersätze BuchhaltGenie rechnet

BuchhaltGenie rechnet mit 0 %, 4,9 %, 10 %, 13 %, 20 %. Den Satz von 4,9 % für die Lieferung bestimmter Grundnahrungsmittel gibt es seit 1. Juli 2026. Für Lieferungen davor bietet das Formular ihn nicht an. Verrechnest du Posten mit verschiedenen Steuersätzen, trennst du die Beträge je Satz (§ 11 Abs. 5 UStG).

Wann weniger reicht

Bis € 400 bruttoVereinfachte Rechnung, auch mit Umsatzsteuer. Name des Kunden, Nummer und UID dürfen fehlen.
Als KleinunternehmerVereinfachte Rechnung bei jedem Betrag im Inland, auch an Firmen (§ 11 Abs. 6 UStG).
Reverse Charge ins EU-AuslandDein Kunde schuldet die Steuer. Du weist keine aus.
Die Kleinbetragsrechnung bis € 400

Bis einschließlich € 400 brutto reicht eine vereinfachte Rechnung. Darauf stehen: das Rechnungsdatum, dein Name und deine Anschrift, was du geliefert oder geleistet hast, wann das war, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden, die Rechnungsnummer, die UID-Nummer und der getrennte Steuerbetrag dürfen fehlen.

Als Kleinunternehmer: die kurze Rechnung und der Hinweis

Als Kleinunternehmer darfst du für Umsätze ab 1. Jänner 2025 im Inland bei jedem Betrag so eine vereinfachte Rechnung schreiben (§ 11 Abs. 6 UStG). Das gilt auch für Rechnungen an Firmen in Österreich. BuchhaltGenie kennt deinen Steuerstatus und bietet dir das beim Ausstellen von selbst an.

Die kurze Rechnung darfst du im Inland bei jedem Betrag schreiben. Den Namen deines Kunden kannst du freiwillig für Rückfragen ergänzen. Rechnungsdatum und Leistungsdatum gehören beide hinein.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung ein Hinweis, dass die Befreiung gilt. Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor. BuchhaltGenie setzt: „Umsatzsteuerfrei – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG".

Wenn du ins Ausland verkaufst

Bei Reverse Charge schuldet dein Kunde die Steuer. Du weist keine Steuer aus. Zusätzlich zu den übrigen Angaben gehören auf die Rechnung ein Hinweis, dass die Steuerschuld auf deinen Kunden übergeht, deine UID-Nummer und die gültige UID deines Kunden. Ausstellen musst du sie bis zum 15. des Folgemonats.

Für Lieferungen an Firmen in anderen EU-Staaten, für Leistungen ins EU-Ausland mit Reverse Charge und im Versandhandel gilt die vereinfachte Rechnung nicht. Dann brauchst du die vollständigen Angaben.

Was eine Vorlage nicht für dich erledigt

Rechnungsnummern mitzählen

Als Kleinunternehmer darfst du die Nummer bei der vereinfachten Rechnung weglassen.

Details

Für Rückfragen hilft sie trotzdem, und BuchhaltGenie zählt sie mit.

Ausgestellte Rechnungen berichtigen

Eine ausgestellte Rechnung änderst du nicht mehr.

Details

Du stornierst oder berichtigst sie mit einem neuen Beleg, der auf sie verweist. Überschreibst du die Datei trotzdem, hast du zwei Wahrheiten.

Rechnungen aufbewahren

Rechnungen hebst du sieben Jahre auf, bis zum 31. Dezember des siebenten Folgejahres (§ 132 BAO).

Details

Läuft dann noch ein Verfahren beim Finanzamt, länger. Schickst du sie als PDF, muss dein Kunde einverstanden sein, und die Datei muss so lange unverändert und lesbar bleiben.

Den Jahresumsatz mitzählen

Eine Vorlage zählt nicht mit, wie nah du an den € 55.000 bist.

Details

Du merkst es erst beim Zusammenrechnen.

Quellen

Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Ein Holztisch am Abend im Licht einer Tischlampe, darauf ein zugeklappter Laptop, ein Stapel leerer Blätter, ein Bleistift und eine Tasse.
Szene mit KI erzeugt.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Die Angaben prüft BuchhaltGenie vor jedem Ausstellen. Gratis bis 5 Rechnungen im Monat.

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