Buchhaltungs­software in Österreich: worauf EPU achten

Was eine Software für dein EPU können muss

EPU steht für Ein-Personen-Unternehmen. Die Pflichten aus dem Gesetz richten sich an dich, nicht an dein Programm. Ein Programm nimmt dir aber Arbeit ab und zeigt Fehler, bevor sie beim Finanzamt ankommen. Diese Punkte prüfst du.

Rechnungen: Auf eine Rechnung gehören unter anderem Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft sowie Menge und Art der Leistung (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG). Dazu kommen der Tag der Leistung, das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer. Ein gutes Programm meldet eine fehlende Angabe, bevor du ausstellst.

Bei einem Gesamtbetrag bis € 400 genügen weniger Angaben. Das ist die Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs. 6 UStG). Name und Anschrift deiner Kundschaft dürfen dann fehlen. Entgelt und Steuerbetrag stehen in einer Summe, dazu der Steuersatz. Das Programm sollte dir diese kurze Form anbieten, wenn sie erlaubt ist.

Kleinunternehmer: Kleinunternehmer bist du, wenn deine Umsätze im Vorjahr € 55.000 nicht und im laufenden Jahr noch nicht übersteigen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG). Überschreitest du die Grenze im laufenden Jahr um höchstens 10 %, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende. Dann ist dein Umsatz von der Umsatzsteuer befreit. Auf die Rechnung kommt statt der Steuer ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung gilt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG). Die kurze Form der Kleinbetragsrechnung darfst du als Kleinunternehmer bei jedem Betrag verwenden (§ 11 Abs. 6 UStG). Das gilt nicht bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern und nicht, wenn die Steuerschuld auf deine Kundschaft übergeht. Steht auf einer Rechnung an ein anderes Unternehmen trotzdem ein Steuerbetrag, schuldest du ihn. Das gilt allein wegen der Rechnung, bis du sie berichtigst (§ 11 Abs. 12 UStG). Das Programm sollte den Hinweis setzen und deinen Umsatz zur Grenze von € 55.000 mitzählen.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Mit ihr ermittelst du deinen Gewinn, also deine Betriebseinnahmen minus deine Betriebsausgaben. Du darfst so rechnen, wenn du nicht zur Buchführung verpflichtet bist und auch freiwillig keine Bücher führst (§ 4 Abs. 3 EStG). Dafür hältst du jede Einnahme und Ausgabe mit Datum und Beleg fest. Ein Programm sollte beides zusammen speichern.

Als Einzelunternehmen musst du nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) erst Bücher führen und bilanzieren, wenn die Umsatzerlöse eines Betriebs in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über € 700.000 liegen. Die Pflicht beginnt dann mit dem zweitfolgenden Geschäftsjahr. Liegst du in einem Jahr um mindestens € 300.000 darüber, beginnt sie schon im folgenden (§ 189 Abs. 1 Z 3 und Abs. 2 UGB). Freie Berufe sind davon ausgenommen (§ 189 Abs. 4 UGB). Eine GmbH bilanziert immer (§ 189 Abs. 1 Z 1 UGB). Kommst du in die Nähe dieser Grenze, frag nach, ob das Programm auch doppelte Buchhaltung kann.

UVA: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, kurz UVA, meldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer für einen Monat oder ein Quartal. Sie ist grundsätzlich am 15. des zweitfolgenden Monats fällig (§ 21 Abs. 1 UStG). Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens € 100.000, ist das Quartal dein Zeitraum (§ 21 Abs. 2 UStG). Du kannst stattdessen den Monat wählen, indem du für Jänner rechtzeitig eine UVA abgibst. Übermittelt wird elektronisch, grundsätzlich über FinanzOnline, das Online-Portal der Finanzverwaltung. Das amtliche Formular heißt U30 (§ 21 Abs. 1 UStG, USP Umsatzsteuervoranmeldung). Ob du einreichen musst, hängt von deinem Umsatz und deinem Steuerstatus ab. Das Programm sollte die Kennzahlen für deinen Zeitraum rechnen und dir eine Datei für FinanzOnline geben oder die Werte zum Übertragen zeigen.

Aufbewahrung: Bücher, Aufzeichnungen und Belege bewahrst du sieben Jahre auf (§ 132 Abs. 1 BAO). Für die Durchschrift jeder Rechnung, die du ausstellst, gilt dieselbe Frist (§ 11 Abs. 2 UStG). Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres. Elektronisch aufbewahren darfst du, wenn sich alles bis zum Ende der Frist jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und bei Papierbelegen auch urschriftgetreu wiedergeben lässt (§ 132 Abs. 2 BAO). Will das Finanzamt Einsicht, stellst du auf deine Kosten bereit, was zum Lesen der Daten nötig ist (§ 132 Abs. 3 BAO). Für das Programm heißt das: Achte darauf, dass du deine Daten und Belege herunterladen kannst. Dann kommst du auch nach einem Wechsel an alles.

Steuerberatung: Arbeitest du mit einer Steuerberatung, braucht sie deine Zahlen in einer Form, die ihr Programm einlesen kann. Welche Datei sie braucht, legt ihr Programm fest. Ein Programm hilft, wenn es eine Datei für das Programm deiner Steuerberatung erstellt oder ihr einen eigenen Lesezugang gibt. Frag deine Steuerberatung vorher, welche Datei sie braucht.