Was ist BuchhaltGenie und für wen ist es gedacht?

BuchhaltGenie ist eine AI-gestützte Buchhaltungssoftware, die speziell für österreichische Einzelunternehmer (EPUs) entwickelt wurde. Im Gegensatz zu komplexen ERP-Systemen oder teuren Steuerberatern konzentrieren wir uns auf das Wesentliche: Rechnungen schreiben, Belege erfassen, UVA vorbereiten – alles UStG §11 konform und DSGVO-sicher. Unsere Software versteht österreichische Besonderheiten wie Kleinunternehmerregelung, FinanzOnline®-Integration und die 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht. Sie bekommen automatische Erinnerungen bei der €55.000-Grenze, können Belege per OCR digitalisieren und erhalten monatliche Steuerschätzungen. Perfekt für freie Dienstnehmer, Kreative, IT-Freelancer und alle EPUs, die ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen wollen – ohne BWL-Studium.

Wie starte ich mit BuchhaltGenie?

Der Start mit BuchhaltGenie ist in 3 Schritten erledigt: (1) Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail auf buchhaltgenie.at und wählen Sie den FREE Plan – keine Kreditkarte nötig. (2) Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil: UID-Nummer (optional, falls vorhanden), Firmenbuchnummer (falls eingetragen), Geschäftsadresse und Steuersatz-Präferenzen. Sophie, unsere AI-Assistentin, hilft Ihnen dabei. (3) Schreiben Sie Ihre erste Rechnung oder laden Sie Ihren ersten Beleg hoch – beide Features sind im FREE Plan enthalten. Falls Sie bereits FinanzOnline®-Zugangsdaten haben, können Sie diese später für automatische UVA-Exporte hinterlegen. Der Onboarding-Prozess dauert etwa 5-10 Minuten. Danach sehen Sie sofort Ihr Dashboard mit monatlichen Umsatz-Übersichten und Ihrem Fair-Use-Status.

Was bedeutet Alpha-Phase für mich?

Alpha-Phase bedeutet: Sie nutzen BuchhaltGenie als einer der ersten Anwender und profitieren von Early-Bird Konditionen – 30% Rabatt für 12 Monate, auch nach dem Launch (Q1 2026). Dafür akzeptieren Sie, dass noch nicht alle geplanten Features verfügbar sind. Aktuell funktionieren Rechnungsstellung, Belegerfassung und UVA-Vorbereitung einwandfrei. Sophie AI wird gerade für Sie trainiert und befindet sich im Soft-Launch. Noch in Entwicklung: Automatische FinanzOnline®-Übermittlung (aktuell nur XML-Export), volle SEPA-Integration und erweiterte Reportings. Ihre Daten sind DSGVO-konform gespeichert, aber Sie sollten kritische Vorgänge (z.B. UVA-Abgabe) noch manuell prüfen. Als Alpha-Tester helfen Sie uns, die Software für österreichische EPUs zu optimieren – Ihr Feedback fließt direkt in die Entwicklung ein.

Welche Features sind bereits verfügbar?

Aktuell voll funktionsfähig: (1) Rechnungsstellung mit UStG §11 konformen Pflichtangaben, automatischer Nummerierung und PDF-Export. (2) Belegerfassung via Upload oder OCR-Scan – KI erkennt Datum, Betrag und Steuersatz. (3) UVA-Vorbereitung mit monatlicher Umsatzübersicht und XML-Export für FinanzOnline® (manuelle Übermittlung). (4) Sophie AI – wird gerade für Sie trainiert und beantwortet Fragen zu österreichischen Steuerregeln (UStG, EStG, BAO). (5) Kleinunternehmer-Tracking mit automatischer Warnung bei €50.000 und €55.000. (6) 7-Jahres-Archiv für BAO §132 Compliance. (7) E/A-Rechnung (Einnahmen-Ausgaben) gemäß EStG §4 Abs. 3. Noch in Entwicklung: Automatische FinanzOnline®-Übermittlung, SEPA-Zahlungsabgleich, erweiterte Dashboards. Alle verfügbaren Features sind produktionsreif.

Behalte ich meinen Early-Bird Preis?

Ja, garantiert! Als Alpha-Tester sichern Sie sich den Early-Bird Preis für 12 Monate ab Launch (Q1 2026) – das sind 30% Rabatt auf alle Pläne. Beispiel: Der Starter Plan kostet regulär €19,99/Monat, Sie zahlen nur €13,99/Monat für ein ganzes Jahr. Nach 12 Monaten können Sie entscheiden: Weitermachen zum regulären Preis, upgraden oder kündigen. Der Early-Bird Rabatt gilt auch bei Plan-Wechseln innerhalb der 12 Monate. Wichtig: Der Rabatt startet erst ab offiziellem Launch – während der Alpha-Phase ist BuchhaltGenie komplett kostenlos (FREE Plan mit 5 Sophie AI-Anfragen/Monat). Sie können jederzeit upgraden, aber der Early-Bird Countdown beginnt erst mit Q1 2026.

Wie hilft mir BuchhaltGenie bei der €55.000 Kleinunternehmergrenze?

BuchhaltGenie überwacht Ihre Kleinunternehmergrenze in Echtzeit und warnt Sie frühzeitig: Bei €50.000 Jahresumsatz erhalten Sie die erste Warnung (Sie haben noch €5.000 Puffer). Bei €55.000 wird die Warnung KRITISCH – Sie müssen ab dem nächsten Monat zur Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer ausweisen. Das Dashboard zeigt Ihnen jederzeit Ihren aktuellen Jahresumsatz (laufendes Kalenderjahr, nicht rollierende 12 Monate – das ist ein häufiger Irrtum!). Sophie AI erklärt Ihnen die Konsequenzen: Ab €55.001 müssen Sie auf allen neuen Rechnungen 20% USt ausweisen, UVA-Meldungen abgeben und können Vorsteuern geltend machen. Die Grenze gilt übrigens nur für inländische Umsätze – EU-B2B-Geschäfte (Reverse Charge) zählen nicht mit. Alle Berechnungen basieren auf UStG §6 Abs. 1 Z 27.

Unterstützt BuchhaltGenie die UVA-Übermittlung an FinanzOnline®?

Aktuell bereitet BuchhaltGenie Ihre UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) vor und exportiert sie als XML-Datei nach U30-Standard – Sie laden diese dann manuell in FinanzOnline® hoch (dauert 2-3 Minuten). Der UVA-Export ist ab Starter Plan inklusive (keine zusätzlichen Kosten). Die automatische Direktübermittlung per API ist für Q2 2026 geplant. Das XML enthält alle UStG-konformen Kennzahlen: Umsätze nach Steuersätzen (000, 020, 029), Vorsteuern (060, 065, 066, 082) und Sonderfälle wie Reverse Charge (021, 057). Vor dem Export zeigt Ihnen BuchhaltGenie eine Vorschau – prüfen Sie besonders die Zeilen 000 (steuerfreie Umsätze) und 029 (zu zahlende/erstattende USt). Falls Sie Kleinunternehmer sind, erstellt BuchhaltGenie trotzdem eine UVA-Nullmeldung – nützlich für die Dokumentation. Hinweis: FinanzOnline® ist eine geschützte Marke des BMF. BuchhaltGenie ist eine unabhängige Software ohne offizielle Partnerschaft mit dem BMF.

Sind die Rechnungen wirklich UStG §11 konform?

Ja, alle BuchhaltGenie-Rechnungen erfüllen die Pflichtangaben nach UStG §11: (1) Dein Name und Adresse (aus Unternehmensprofil), (2) Name und Adresse des Leistungsempfängers, (3) UID-Nummer (falls vorhanden – Pflicht ab €10.000 B2B), (4) Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig, lückenlos), (5) Rechnungsdatum, (6) Liefer-/Leistungsdatum (oder Zeitraum), (7) Menge und Art der Leistung, (8) Nettobetrag nach Steuersätzen getrennt, (9) Steuersatz und Steuerbetrag, (10) Bruttobetrag. Bei Kleinunternehmern erscheint automatisch der Hinweis "Umsatzsteuerfrei gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG". Bei Reverse Charge (EU-B2B): "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". BuchhaltGenie prüft auch formale Fehler: z.B. fehlende UID bei €10.000+ Rechnungen oder ungültiges UID-Format (ATU12345678).

Welche österreichischen Steuersätze werden unterstützt?

BuchhaltGenie kennt alle österreichischen USt-Sätze: (1) 20% Normalsteuersatz – Standard für die meisten Leistungen und Waren. (2) 13% ermäßigt – z.B. lebende Tiere, Kunst, bestimmte Dienstleistungen (UStG §10 Abs. 2). (3) 10% ermäßigt – z.B. Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Beherbergung (UStG §10 Abs. 3). (4) 0% (steuerfreie Umsätze) – z.B. Exporte, innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse Charge. Sie wählen den Steuersatz beim Erstellen einer Rechnung oder eines Belegs – Sophie AI hilft Ihnen dabei ("Ist meine Grafikdesign-Leistung 20% oder 10%?"). BuchhaltGenie zeigt auch Warnungen bei unüblichen Kombinationen (z.B. 10% für IT-Dienstleistungen). In der UVA-Vorbereitung werden alle Sätze korrekt in die U30-Kennzahlen übersetzt.

Wie funktioniert die 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht (BAO §132)?

BuchhaltGenie speichert alle Ihre Rechnungen, Belege und UVA-Exporte automatisch für 7 Jahre – das ist die gesetzliche Mindestfrist nach BAO §132. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg erstellt wurde (Beispiel: Rechnung vom 15. März 2025 muss bis 31. Dezember 2032 archiviert sein). Alle Dokumente werden DSGVO-konform auf europäischen Servern gespeichert (Frankfurt, Deutschland), verschlüsselt und revisionssicher abgelegt – Sie können sie jederzeit als PDF oder Excel exportieren. Auch wenn Sie BuchhaltGenie kündigen, bleiben Ihre Daten für die Restlaufzeit der 7 Jahre verfügbar (im Archiv-Modus). Bei Finanzamtsprüfungen können Sie alle Dokumente mit einem Klick exportieren. Die Archivierung ist in allen Plänen (FREE, Starter, Pro) enthalten.

Eignet sich BuchhaltGenie auch für freie Dienstnehmer?

Ja, absolut! Freie Dienstnehmer (z.B. Trainer, Vortragende, Künstler) sind rechtlich gesehen EPUs und unterliegen denselben Buchhaltungspflichten wie andere Einzelunternehmer – UStG §11 Rechnungen, UVA-Meldungen (falls keine Kleinunternehmer), BAO §132 Archivierung. BuchhaltGenie hilft Ihnen speziell bei: (1) Honorarnoten mit korrekter Sozialversicherungs-Kennzeichnung, (2) automatische Unterscheidung zwischen freiem Dienstvertrag und klassischen Rechnungen, (3) Tracking der Versicherungsgrenze (2025) – ab dieser Grenze wird SVS-Pflicht gemeldet. Sophie AI beantwortet auch Fragen zur Abgrenzung Werkvertrag vs. freier Dienstvertrag. Achtung: BuchhaltGenie übernimmt NICHT die SVS-Meldung – das machen Sie weiterhin selbst über das SVS-Portal.

Wie funktioniert das Kleinunternehmer-Tracking im Detail?

BuchhaltGenie trackt Ihren Kleinunternehmer-Status in drei Stufen: (1) Grüner Bereich (€0 - €50.000): Sie sind sicher Kleinunternehmer, keine USt auf Rechnungen, keine UVA-Pflicht. (2) Gelber Bereich (€50.000 - €55.000): Warnung! Sie haben noch €X Puffer bis zur Grenze. BuchhaltGenie zeigt Ihnen eine Hochrechnung fürs Jahresende. (3) Roter Bereich (€55.001+): KRITISCH! Ab dem Folgemonat müssen Sie zur Regelbesteuerung wechseln. Wichtig: Die Grenze gilt für das Kalenderjahr (1. Jänner - 31. Dezember), NICHT rollierende 12 Monate. Beispiel: Wenn Sie am 20. November €55.001 erreichen, müssen Sie ab 1. Dezember auf allen neuen Rechnungen 20% USt ausweisen. Bestehende Rechnungen vor dem Überschreiten bleiben umsatzsteuerfrei. BuchhaltGenie aktualisiert Ihr Dashboard täglich.

Ersetzt BuchhaltGenie meinen Steuerberater?

Nein, und das ist auch gesetzlich nicht erlaubt! Nach dem Bilanzbuchhaltungsgesetz (BibuG) dürfen nur geprüfte Bilanzbuchhalter und Steuerberater steuerliche Vertretungen übernehmen (z.B. Einkommenssteuererklärung einreichen, Betriebsprüfungen begleiten). BuchhaltGenie automatisiert die laufende Buchhaltung – Rechnungen schreiben, Belege erfassen, UVA-Vorbereitung – aber Sie oder Ihr Steuerberater müssen die finale Steuererklärung machen. Unser Ziel: Wir liefern Ihnen saubere, UStG-konforme Daten, sodass Ihr Steuerberater nur noch 1-2 Stunden statt 5-6 Stunden braucht (das spart Ihnen €200-400 pro Jahr). Viele EPUs nutzen BuchhaltGenie das ganze Jahr selbst und gehen nur zur Jahresabrechnung (E/A-Rechnung, Einkommenssteuererklärung) zum Steuerberater.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz: E/A oder EAR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich – und perfekt für EPUs. Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung (Bilanzierung) zählen Sie einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben = Gewinn. Beispiel: €45.000 Umsatz - €12.000 Ausgaben (Laptop, Software, Büro, Auto) = €33.000 Gewinn (= Basis für Einkommenssteuer). Die E/A basiert auf dem Zu- und Abflussprinzip (EStG §4 Abs. 3) – Sie buchen Einnahmen/Ausgaben erst, wenn Geld fließt, nicht bei Rechnungsstellung. BuchhaltGenie erstellt Ihre E/A automatisch: Alle Rechnungen (Einnahmen) und Belege (Ausgaben) werden monatlich summiert. Sophie AI erklärt Ihnen auch, welche Ausgaben absetzbar sind. Die E/A ist Pflicht für alle EPUs bis zur Bilanzierungsgrenze (€700.000 Umsatz).

Wie berechnet BuchhaltGenie mein E/A-Ergebnis?

BuchhaltGenie berechnet Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vollautomatisch: (1) Betriebseinnahmen = alle bezahlten Rechnungen (netto, ohne USt) + sonstige Einnahmen (z.B. Förderungen). (2) Betriebsausgaben = alle erfassten Belege (netto) – BuchhaltGenie kategorisiert automatisch (z.B. Büromaterial, Software, KFZ, Fortbildung). (3) Gewinn = Einnahmen - Ausgaben. Beispiel: Jänner 2025 = €3.500 Einnahmen - €800 Ausgaben = €2.700 Gewinn. BuchhaltGenie zeigt Ihnen auch die Vorsteuer (falls Regelbesteuerer) und erstellt automatisch das EAR-Formular E1a für FinanzOnline®. Sophie AI hilft bei Sonderfällen: z.B. Anlagevermögen (Laptop >€400 wird über 3 Jahre abgeschrieben, nicht sofort absetzbar). Die E/A-Berechnung ist im FREE Plan enthalten.

Unterstützt BuchhaltGenie doppelte Buchhaltung?

Aktuell fokussieren wir uns auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) – die Gewinnermittlung, die 95% der österreichischen EPUs nutzen. Doppelte Buchhaltung (Bilanzierung) wird erst ab €700.000 Jahresumsatz (in 2 aufeinanderfolgenden Jahren) oder €1.000.000 (einmalig) zur Pflicht (UGB §189). Die technische Grundlage für einen "Experten-Modus" ist bereits angelegt: Unsere Datenbank unterstützt Soll/Haben-Buchungen, Kontenrahmen und GuV/Bilanz-Strukturen. Wir planen dieses Feature für GmbH-Kunden nach dem Launch (Q4 2026). Wenn Sie JETZT schon bilanzierungspflichtig sind (z.B. GmbH, OG, KG), empfehlen wir klassische ERP-Software oder einen Steuerberater. BuchhaltGenie ist optimiert für EPUs mit einfacher E/A. Sophie AI kann Ihnen aber schon jetzt Fragen zur Bilanzierung beantworten.

Was sind Fair-Use-Limits und wie funktionieren sie?

Fair-Use-Limits sind großzügige monatliche Nutzungsgrenzen für Sophie AI, die in Ihrem Plan inklusive sind. Im Gegensatz zu früheren Credit-Systemen zahlen Sie keine Einzelkosten pro Nutzung. Jeder Plan hat ein festes Limit: FREE (5 Sophie-Anfragen/Monat), Starter (30/Monat), Pro (300/Monat), Business (600/Monat), Enterprise (1.500/Monat). Diese Limits sind so bemessen, dass 95% aller User nie an die Grenze stossen. Bei Überschreitung greifen Eskalationsstufen: Ab 80% sehen Sie eine Warnung im Dashboard, ab 100% ein Info-Modal (nicht blockierend), ab 105% wird das Rate-Limit auf 1 Anfrage/Minute reduziert, und erst ab 110% wird Sophie bis Monatsende pausiert. Downloads und Versand sind komplett GRATIS – ohne Limits!

Was ist bei Downloads und Versand inklusive?

Downloads und Versand sind in allen Plaenen komplett GRATIS – ohne Limits oder versteckte Kosten! Das umfasst: PDF-Downloads aller Rechnungen und Angebote, E-Mail-Versand an Kunden, CSV-Export Ihrer Daten, und ab Pro-Plan auch Bulk-Export (alle Rechnungen auf einmal). Frueher kosteten diese Aktionen Credits – das haben wir abgeschafft, weil Downloads in jeder Buchhaltungssoftware Standard sind und keine zusätzlichen Kosten verursachen sollten. Es gibt keine Fair-Use-Grenze für Downloads – Sie können so viele PDFs exportieren und E-Mails versenden wie Sie möchten. Praktisch für EPUs mit vielen Rechnungen!

Was passiert, wenn ich mein Fair-Use-Limit erreiche?

Bei Fair-Use-Limits gibt es keinen harten Stopp, sondern ein gestaffeltes System: (1) Gruen (0-79%): Alles normal. (2) Gelb (80-99%): Warnung im Dashboard – "Sie haben noch X Anfragen diesen Monat". (3) Info-Modal (100-104%): Ein Pop-up erscheint, aber Sie können weitermachen. (4) Rate-Limit (105-109%): Sophie antwortet langsamer (1 Anfrage/Minute). (5) Pause (110%+): Sophie ist bis Monatsende pausiert. Wichtig: Nur Sophie AI hat Fair-Use-Limits! Rechnungen schreiben, Belege verwalten, Dashboard nutzen – das geht immer unbegrenzt. Tipp: Im Dashboard unter "Mein Konto" sehen Sie jederzeit Ihren aktuellen Verbrauch und können bei Bedarf upgraden.

Wie funktioniert OCR-Belegerfassung jetzt?

OCR-Belegerfassung ist jetzt tier-basiert mit monatlichen Limits: FREE-Plan hat keinen OCR-Zugang, Starter 20 Scans/Monat, Pro 60 Scans/Monat, Business 120 Scans/Monat, Enterprise 300 Scans/Monat. Wenn Sie mehr Scans brauchen, können Sie OCR-Pakete zukaufen: Small (100 Scans / €9,99), Medium (300 Scans / €24,99), Large (1.000 Scans / €69,99). OCR-Pakete sind 5 Jahre gültig – ideal für Jahresabschluesse oder größere Digitalisierungsprojekte. Im Dashboard sehen Sie jederzeit, wie viele Scans Sie diesen Monat noch haben. Jeder Scan erkennt automatisch Datum, Betrag, Steuersaetze (20%, 13%, 10%, 0%) und Lieferantendaten.

Welcher Plan passt zu mir?

FREE (€0/Monat): Perfekt zum Testen. 5 Sophie-Anfragen/Monat, 5 Rechnungen/Monat, kein OCR. Ideal für absolute Einsteiger. Starter (€19,99/Monat): Fuer EPUs mit wenigen Rechnungen. 30 Sophie-Anfragen, 50 Rechnungen, 20 OCR-Scans/Monat, UVA-Export inklusive. Ideal für Kleinunternehmer unter €55.000 Umsatz. Pro (€49,99/Monat): Fuer aktive EPUs. 300 Sophie-Anfragen, unbegrenzte Rechnungen, 60 OCR-Scans/Monat, Steuerberater-Zugriff. Unsere Empfehlung für die meisten EPUs. Business (€99,99/Monat): Fuer wachsende Unternehmen. 600 Sophie-Anfragen, 120 OCR-Scans, 7 Team-Slots. Enterprise (€199/Monat): Fuer grosse Teams. 1.500 Sophie-Anfragen, 300 OCR-Scans, 10+ Team-Slots, API-Zugang.

Kann ich OCR-Scans zukaufen?

Ja! Wenn Ihr monatliches OCR-Limit erreicht ist, können Sie OCR-Pakete zukaufen. Drei Optionen: Small (100 Scans für €9,99 = €0,10/Scan), Medium (300 Scans für €24,99 = €0,083/Scan), Large (1.000 Scans für €69,99 = €0,07/Scan). Alle OCR-Pakete sind 5 Jahre lang gültig – Sie können sie aufbrauchen, wann immer Sie sie brauchen. Ideal für: Jahresabschluss (viele Belege digitalisieren), Steuerberater-Übergabe, oder Altbestaende nachscannen. Im Dashboard sehen Sie Ihr aktuelles Guthaben unter "Mein Konto" → "OCR-Pakete". Stripe-Zahlung, UStG §11 konforme Rechnung.

Was passiert bei Plan-Wechsel mit meinen Limits?

Bei Plan-Wechseln werden Ihre Fair-Use-Limits sofort angepasst. Upgrade (z.B. Starter → Pro): Ihre Sophie-Anfragen steigen sofort von 30 auf 300/Monat, OCR-Scans von 30 auf 150/Monat. Der bereits genutzte Verbrauch wird mitgenommen, Sie bekommen also nicht "nochmal" die vollen Limits. Downgrade (z.B. Pro → Starter): Ab naechstem Monat gelten die kleineren Limits (30 Sophie, 30 OCR). Falls Sie ueber Ihrem neuen Limit sind, passiert nichts Schlimmes – Sie werden einfach ab naechstem Monat wieder bei 0 starten. OCR-Pakete bleiben immer erhalten – sie sind unabhaengig vom Plan 5 Jahre gültig.

Bekomme ich eine Rechnung für mein Abo und OCR-Pakete?

Ja, Sie erhalten für jede Transaktion eine ordnungsgemaesse Rechnung nach UStG §11. Das gilt für Ihr monatliches oder jaehrliches Abo (FREE/Starter/Pro/Business/Enterprise) und für OCR-Paket-Kaeufe. Die Rechnung wird automatisch per E-Mail verschickt (von billing@buchhaltgenie.at) und ist auch im Dashboard unter "Mein Konto" → "Rechnungen" abrufbar. Enthalten sind: Rechnungsnummer, Datum, Ihre Firmendaten (Name, Adresse, UID – falls angegeben), Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, 20% USt, Bruttobetrag. Wichtig für EPUs: Diese Rechnungen können Sie als Betriebsausgabe absetzen (§4 Abs. 4 EStG) – und bei Umsatzsteuerpflicht die Vorsteuer geltend machen (§12 UStG).

Was kann Sophie, der KI-Assistent?

Sophie ist Ihre KI-Steuerberaterin, die gerade für Sie trainiert wird und sich im Soft-Launch befindet. Sie hilft Ihnen bei österreichischen Buchhaltungsfragen: (1) Steuergesetze erklären ("Was bedeutet §11 UStG für meine Rechnung?"), (2) Kategorisierungen vorschlagen ("Ist das eine Betriebsausgabe oder privat?"), (3) Deadlines nennen ("Wann muss ich die UVA für November einreichen?"), (4) Spezialfälle klären ("Wie funktioniert Reverse Charge bei EU-Lieferungen?"), (5) Kleinunternehmer-Fragen beantworten ("Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?"), und (6) Optimierungstipps geben ("Wie spare ich Steuern bei Investitionen?"). Sophie greift auf aktuelles Wissen zu: UStG, BAO, EStG, FinanzOnline®-Richtlinien, BMF-Verordnungen. Sie können sie per Chatfenster (rechts unten) oder direkt bei Rechnungen fragen. Durchschnittliche Antwortzeit: 2-5 Sekunden.

Woher hat Sophie ihr Wissen?

Sophie nutzt Retrieval-Augmented Generation (RAG) – eine Technologie, die aktuelle Daten mit KI-Intelligenz kombiniert. Ihre Wissensbasis umfasst: (1) Österreichische Steuergesetze (UStG, BAO, EStG – Stand 2025), (2) BMF-Verordnungen & -Richtlinien (aktuelle Fassungen aus dem Rechtsinformationssystem RIS), (3) FinanzOnline®-Dokumentation (offizielle Anleitungen), (4) BuchhaltGenie-Hilfe-Artikel (EPU-spezifische Themen), und (5) Trainingsdaten zu österreichischen Buchhaltungsfällen. Wichtig: Sophie wird regelmäßig aktualisiert – wenn sich z.B. die Kleinunternehmergrenze ändert (wie 2025 von €35.000 auf €55.000), erfährt Sophie das innerhalb von 24 Stunden. Die KI kombiniert dieses Wissen mit Ihrem konkreten Fall und liefert kontextbezogene Antworten.

Kann Sophie Rechnungen erstellen?

Nein, Sophie ist ein beratender KI-Assistent – sie erstellt keine Rechnungen, sondern unterstützt Sie beim Erstellen. Beispiel: Sie fragen "Sophie, wie schreibe ich eine Rechnung für eine EU-Lieferung?" – sie erklärt Ihnen die Anforderungen (Reverse Charge, UID-Prüfung, §19 Abs. 1a UStG-Hinweis) und zeigt, wo Sie das in BuchhaltGenie eintragen. Oder: "Sophie, muss ich bei dieser Rechnung 20% USt angeben?" – sie analysiert Ihren Fall (Kleinunternehmer? Steuerbefreit? Ausland?) und gibt konkrete Empfehlungen. Die tatsächliche Rechnungserstellung machen Sie selbst im Rechnungs-Editor – Sophie hilft Ihnen dabei, Fehler zu vermeiden. Think of Sophie as your AI-powered checklist – sie prüft, ob Sie alles richtig machen.

Ist Sophies Antwort rechtsverbindlich?

Nein, Sophies Antworten sind keine rechtsverbindliche Steuerberatung und ersetzen nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Wirtschaftstreuhänder. Sophie liefert Informationen und Empfehlungen basierend auf österreichischen Steuergesetzen, aber jeder Fall ist individuell – und nur ein Steuerberater kennt Ihre vollständige Situation. Wichtig gemäß Bilanzbuchhaltungsgesetz (BibuG): Nur zertifizierte Bilanzbuchhalter, Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder dürfen rechtsverbindliche Buchhaltungsberatung geben. Sophie ist ein digitales Hilfsmittel (wie ein Steuerbuch oder BMF-Dokument) – sie zeigt Ihnen, was das Gesetz sagt, aber die Verantwortung für Ihre Steuererklärung liegt bei Ihnen. Faustregel: Bei einfachen Fragen ist Sophie perfekt. Bei komplexen Fällen (z.B. grenzüberschreitende Geschäfte, Betriebsprüfung) → Steuerberater konsultieren.

Wie viele Sophie-Anfragen habe ich pro Monat?

Sophie AI ist in Ihrem Plan inklusive mit großzügigen Fair-Use-Limits: FREE (5 Anfragen/Monat), Starter (30/Monat), Pro (300/Monat), Business (600/Monat), Enterprise (1.500/Monat). Das sind keine Einzelkosten – jede Anfrage ist gleich, egal ob einfach oder komplex! Bei Überschreitung greifen Eskalationsstufen: Ab 80% sehen Sie eine Warnung, ab 100% ein Info-Modal (nicht blockierend), ab 105% wird Sophie langsamer (1/Min), erst ab 110% pausiert. Die Limits sind so bemessen, dass 95% aller User nie an die Grenze stossen. Im Dashboard unter "Mein Konto" sehen Sie jederzeit, wie viele Anfragen Sie diesen Monat noch haben.

Warum nutzt BuchhaltGenie EU-gehostete KI?

BuchhaltGenie nutzt ein Hybrid-KI-System mit EU-Partnern, speziell optimiert für österreichische Buchhaltung. Das hat drei grosse Vorteile: (1) Datenschutz – 100% EU-Datenverarbeitung, keine Übertragung an US-Server. (2) Qualität – Unsere Modelle sind auf UStG, BAO und FinanzOnline trainiert und erkennen österreichische Besonderheiten wie Steuersaetze (20%, 13%, 10%) und Datumsformate (TT.MM.JJJJ). (3) Kosten – Keine teuren Pay-per-Use Cloud-API-Kosten. Sophie AI ist in Ihrem Plan inklusive mit großzügigen Fair-Use-Limits.

Sind meine Daten bei der KI-Verarbeitung sicher?

Ja, absolut. Anders als bei US-Cloud-Diensten werden Ihre Belege ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet. Unsere KI-Infrastruktur nutzt EU-Partner in Belgien und den Niederlanden. Das bedeutet: (1) DSGVO Art. 25 – Privacy by Design, EU-Datenverarbeitung. (2) Keine Schrems-II-Problematik – keine Datenübertragung in Drittländer. (3) Ihre Belege enthalten sensible Daten (Kundennamen, Adressen, Beträge) – diese bleiben in der EU. BuchhaltGenie ist zu 100% DSGVO-konform.

Wie genau ist die KI im Vergleich zu Cloud-APIs?

Unsere KI erreicht 98%+ Genauigkeit bei österreichischen Belegen – deutlich besser als generische Cloud-APIs (85-90%). Der Grund: Wir optimieren speziell auf österreichische Formate. (1) Datumsformat: 15.03.2025 wird korrekt erkannt (Cloud-APIs interpretieren oft als MM/DD). (2) Dezimaltrennzeichen: €1.234,56 statt €1,234.56. (3) Steuersätze: 20%, 13%, 10% werden automatisch validiert (UStG §10). (4) UID-Format: ATU12345678 wird geprüft. Generische Modelle kennen diese österreichischen Besonderheiten nicht.

Wie funktioniert die OCR-Belegerkennung?

Fotografiere einfach Ihre Belege mit dem Smartphone oder lade sie als PDF/Bild hoch. Unsere KI-gestuetzte OCR-Technologie erkennt automatisch Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Netto/Brutto, Steuersaetze (20%, 13%, 10%, 0%) und Lieferanteninformationen. Die erkannten Daten werden strukturiert in Ihre Buchhaltung uebernommen - Sie müssen nur noch kontrollieren und bestaetigen. Das spart Ihnen durchschnittlich 80% Zeit gegenueber manueller Eingabe. OCR ist im Plan inklusive mit monatlichen Limits: Starter 30 Scans/Monat, Pro 150/Monat, Business 300/Monat, Enterprise 1.000/Monat. Bei Bedarf können Sie OCR-Pakete zukaufen (100/300/1.000 Scans, 5 Jahre gültig).

Was kann der Sophie AI-Assistent?

Sophie ist Ihr persönlicher Steuer- und Buchhaltungs-Assistent mit Österreich-Spezialwissen. Sie beantwortet Fragen zu UStG, Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge, FinanzOnline®, Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und allen anderen österreichischen Steuer-Themen. Sophie kennt die aktuellen Grenzwerte (€55.000 Kleinunternehmer-Regelung ab 2025), Fristen und gesetzlichen Vorgaben. Sophie ist in Ihrem Plan inklusive mit Fair-Use-Limits: FREE 5/Mo, Starter 30/Mo, Pro 300/Mo, Business 600/Mo, Enterprise 1.500/Mo. Sophie nutzt Retrieval-Augmented Generation (RAG) für präzise Antworten basierend auf österreichischem Steuerrecht.

Kann ich Bankkonten automatisch importieren?

Ja, BuchhaltGenie unterstützt automatischen Bankimport via PSD2-Schnittstelle für österreichische und europäische Banken. Verbinde Ihr Bankkonto einmalig mit sicherer OAuth-Authentifizierung - Ihre Zugangsdaten werden niemals bei uns gespeichert. Neue Transaktionen werden täglich synchronisiert und können automatisch mit Belegen abgeglichen werden. Das System erkennt wiederkehrende Zahlungen (Miete, Versicherungen, Strom) und schlägt Buchungskonten vor. Der intelligente Zahlungsabgleich matcht offene Rechnungen automatisch mit Bankeingängen. Alle Bank-Funktionen sind ab dem Starter Plan verfügbar.

Wie funktioniert das Dashboard und Reporting?

Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Kennzahlen: Umsatz, Ausgaben, offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Steuerschuld. Sie sehen sofort, ob Sie die €55.000-Kleinunternehmergrenze überschreiten oder sich der Umsatzsteuerpflicht nähern. Interaktive Diagramme visualisieren Ihre Einnahmen-/Ausgabenentwicklung nach Monat, Quartal oder Jahr. Export-Funktionen für Steuerberater (CSV, Excel, PDF) sind inklusive. Die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) wird automatisch aus Ihren Buchungen generiert. Alle Reports sind österreichisches Steuerrecht-konform (BAO §132). Verfügbar in allen Plänen.

Kann ich eigene Rechnungsvorlagen gestalten?

Ja, Sie können eigene Rechnungsvorlagen mit Ihrem Logo, Farben und Layout erstellen. Der Vorlagen-Editor bietet WYSIWYG-Bearbeitung - was Sie sehen, wird auch gedruckt. Alle UStG §11 Pflichtangaben (UID-Nummer, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze) werden automatisch eingefügt - rechtliche Compliance ist garantiert. Sie können mehrere Vorlagen anlegen (z.B. Standard, Mahnung, Angebot, Gutschrift). Vorschau-Funktion vor dem Versand. PDF-Export für E-Mail-Versand oder Papier-Archiv. Eigene Vorlagen sind ab dem Starter Plan verfügbar, der FREE Plan nutzt Standard-Vorlagen.

Wie erstelle ich die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)?

BuchhaltGenie generiert Ihre UVA (Formular U30) automatisch aus allen Buchungen. Das System berechnet Umsatzsteuer (20%, 13%, 10%, 0%), Vorsteuer, Reverse Charge und Kleinunternehmer-Status korrekt nach österreichischem Steuerrecht. Der UVA-Export ist ab Starter Plan inklusive (keine zusätzlichen Kosten!) und erzeugt eine FinanzOnline®-kompatible XML-Datei. Diese können Sie direkt bei FinanzOnline® hochladen - keine manuelle Eingabe nötig. Vor dem Export sehen Sie eine Vorschau mit allen Kennzahlen (Umsatz, Vorsteuer, Zahllast). Die UVA-Funktion prüft automatisch auf fehlende Belege oder Buchungsfehler. Verfügbar ab Starter Plan.

Kann ich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?

Ja, Sie können wiederkehrende Rechnungen (z.B. Abonnements, Wartungsverträge, monatliche Dienstleistungen) vollständig automatisieren. Definiere einmalig den Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und BuchhaltGenie erstellt die Rechnungen automatisch zum gewählten Zeitpunkt. Optional: automatischer E-Mail-Versand an den Kunden. Das System erhöht die Rechnungsnummer automatisch und aktualisiert das Datum. Sie können Vorlagen pausieren, bearbeiten oder löschen. Zahlungseingänge werden automatisch mit den wiederkehrenden Rechnungen abgeglichen. Ideal für EPUs mit fixen monatlichen Kunden. Verfügbar ab Pro Plan.

Unterstützt BuchhaltGenie Bankimport und Zahlungsabgleich?

Ja, BuchhaltGenie bietet vollautomatischen Bankimport via PSD2 und intelligenten Zahlungsabgleich. Transaktionen werden täglich synchronisiert und automatisch mit offenen Rechnungen gematcht (basierend auf Betrag, IBAN, Referenz). Das System erkennt Teilzahlungen, Überzahlungen und Skonto-Abzüge. Sie sehen sofort, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche überfällig sind. Mahnwesen-Integration: Automatische Mahnung bei Zahlungsverzug (konfigurierbare Fristen). Der Kontoauszug wird als PDF archiviert (BAO §132 konform). SEPA-Export für Überweisungen direkt aus BuchhaltGenie. Verfügbar ab Starter Plan.

Gibt es einen kostenlosen Free-Plan?

Ja, der FREE Plan ist aktuell kostenlos und perfekt zum Testen. Sie erhalten 5 Sophie AI-Anfragen pro Monat, 5 Rechnungen pro Monat, Belegverwaltung und Dashboard-Zugriff. Einschraenkungen: Kein OCR-Scan-Zugang, kein UVA-Export, keine wiederkehrenden Rechnungen. Der FREE Plan ist ideal für absolute Einsteiger oder zum Ausprobieren. Upgrade jederzeit auf Starter (30 Sophie/Mo, €19,99 inkl. USt) oder Pro (300 Sophie/Mo, €49,99 inkl. USt) ohne Datenverlust. Keine Kreditkarte für FREE Plan erforderlich. Aenderungen vorbehalten.

Sind die Preise inklusive österreichischer Umsatzsteuer?

Ja, alle angezeigten Preise sind Bruttopreise inklusive 20% österreichischer Umsatzsteuer. Starter Plan: €19,99 inkl. USt (Netto €16,66), Pro Plan: €49,99 inkl. USt (Netto €41,66). Auf Ihrer Rechnung sehen Sie Netto, Steuersatz und Brutto separat ausgewiesen (UStG §11 konform). Für österreichische Kleinunternehmer gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG gilt: Keine Steuer ausweisbar - Preis bleibt gleich. EU-Kunden (B2B) mit gültiger UID-Nummer zahlen den Nettopreis ohne österreichische USt (Reverse Charge). Jahresabo-Rabatt: -20% (z.B. Pro Plan €479,88/Jahr statt €599,88).

Kann ich jederzeit kündigen?

Ja, Sie können monatliche Abos jederzeit mit einem Klick kündigen - keine Kündigungsfrist, keine versteckten Kosten. Die Kündigung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam, Sie behalten Zugriff bis dahin. Ihre Daten bleiben 90 Tage nach Konto-Löschung im Archiv (DSGVO Art. 17 - Recht auf Vergessenwerden). Jahresabos haben 30 Tage Kündigungsfrist zum Vertragsende, bei Kündigung innerhalb des ersten Jahres erfolgt anteilige Rückerstattung. Downgrade jederzeit möglich (z.B. Pro → Starter → FREE). Export aller Daten als CSV/PDF vor Kündigungstermin empfohlen.

Was passiert, wenn mein Fair-Use-Limit erreicht ist?

Bei Fair-Use-Limits gibt es kein hartes Stoppen! Das System nutzt Eskalationsstufen: Bei 80% sehen Sie eine Warnung im Dashboard. Bei 100% erscheint ein Info-Modal (nicht blockierend, Sie können weitermachen). Bei 105% wird Sophie AI langsamer (1 Anfrage/Minute). Erst bei 110%+ wird Sophie bis Monatsende pausiert. Wichtig: Rechnungen schreiben, Belege verwalten, Dashboard nutzen – das geht immer unbegrenzt! Nur Sophie AI hat Fair-Use-Limits. Bei OCR können Sie OCR-Pakete zukaufen (100/300/1.000 Scans, 5 Jahre gültig). Oder: Upgrade auf hoeheren Plan (Starter → Pro = von 30 auf 300 Sophie-Anfragen, von 20 auf 60 OCR-Scans).

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert - niemals außerhalb der EU. Wir nutzen Supabase (PostgreSQL) mit automatischen täglichen Backups (7-Tage-Retention, 90-Tage-Archiv). Ihre Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit). Zugriff nur über sichere HTTPS-Verbindungen mit HSTS. Kein Zugriff durch Drittanbieter ohne Ihre explizite Zustimmung. DSGVO Art. 44-50 konform (Datenübermittlung in Drittländer ausgeschlossen). BAO §132 konforme 7-Jahres-Archivierung.

Ist BuchhaltGenie DSGVO-konform?

Ja, BuchhaltGenie ist vollständig DSGVO-konform (EU-Verordnung 2016/679). Du hast vollständige Kontrolle über Ihre Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Datenübertragbarkeit (Art. 20). Alle Datenverarbeitungs-Vereinbarungen (DPA) mit Subunternehmern (Supabase, Vercel, Resend) sind rechtskonform. Wir verarbeiten nur notwendige Daten (Datensparsamkeit Art. 5), keine Weitergabe an Dritte ohne Zustimmung. Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA Art. 35) durchgeführt. AES-256-Verschlüsselung, regelmäßige Security-Audits. Datenschutzbeauftragter: privacy@buchhaltgenie.at. Detaillierte Datenschutzerklärung unter /datenschutz.

Bietet ihr Support auf Deutsch?

Ja, unser gesamter Support ist auf Deutsch und kennt die österreichische Steuer- und Buchhaltungs-Terminologie. Starter Plan: E-Mail-Support (Antwort innerhalb 24 Stunden Werktags). Pro Plan: Prioritaets-Support via E-Mail und Chat (Antwort innerhalb 4 Stunden Werktags). FREE Plan: Community-Forum und Self-Service-Hilfe. Sophie AI-Assistent beantwortet häufige Fragen sofort (im Plan inklusive mit Fair-Use-Limits). Umfangreiche Wissensdatenbank mit Video-Tutorials, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und österreichischen Steuer-Guides. Support-Zeiten: Mo-Fr 9:00-17:00 Uhr (MEZ/MESZ). E-Mail: office@buchhaltgenie.at. Telefon-Support für Enterprise-Kunden auf Anfrage.

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Häufig gestellte Fragen

Alles über BuchhaltGenie für österreichische EPUs

🇦🇹 Für österreichische EPUs•✓ UStG §11 konform•✓ DSGVO-konform

🚀

Erste Schritte
5 Fragen

Alles zum Start mit BuchhaltGenie

🇦🇹

Für österreichische EPUs
11 Fragen

Spezielle Funktionen für Einzelunternehmer

📊

Fair-Use-Limits & Pricing
8 Fragen

Monatliche Nutzungsgrenzen, OCR-Pakete und Abo-Modell

🤖

Sophie KI-Assistent
8 Fragen

Dein KI-gestützter Buchhaltungshelfer

⚡

Funktionen & Features
8 Fragen

Leistungsumfang und Möglichkeiten

💰

Preise & Pakete
4 Fragen

Preismodelle und Abonnements

🔒

Sicherheit & Support
3 Fragen

Datenschutz und Kundenservice

Häufig gestellte Fragen

Erste Schritte5 Fragen

1Was ist BuchhaltGenie und für wen ist es gedacht?

2Wie starte ich mit BuchhaltGenie?

3Was bedeutet Alpha-Phase für mich?

4Welche Features sind bereits verfügbar?

5Behalte ich meinen Early-Bird Preis?

Für österreichische EPUs11 Fragen

1Wie hilft mir BuchhaltGenie bei der €55.000 Kleinunternehmergrenze?

2Unterstützt BuchhaltGenie die UVA-Übermittlung an FinanzOnline®?

3Sind die Rechnungen wirklich UStG §11 konform?

4Welche österreichischen Steuersätze werden unterstützt?

5Wie funktioniert die 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht (BAO §132)?

6Eignet sich BuchhaltGenie auch für freie Dienstnehmer?

7Wie funktioniert das Kleinunternehmer-Tracking im Detail?

8Ersetzt BuchhaltGenie meinen Steuerberater?

9Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)?

10Wie berechnet BuchhaltGenie mein E/A-Ergebnis?

11Unterstützt BuchhaltGenie doppelte Buchhaltung?

Fair-Use-Limits & Pricing8 Fragen

1Was sind Fair-Use-Limits und wie funktionieren sie?

2Was ist bei Downloads und Versand inklusive?

3Was passiert, wenn ich mein Fair-Use-Limit erreiche?

4Wie funktioniert OCR-Belegerfassung jetzt?

5Welcher Plan passt zu mir?

6Kann ich OCR-Scans zukaufen?

7Was passiert bei Plan-Wechsel mit meinen Limits?

8Bekomme ich eine Rechnung für mein Abo und OCR-Pakete?

Sophie KI-Assistent8 Fragen

1Was kann Sophie, der KI-Assistent?

2Woher hat Sophie ihr Wissen?

3Kann Sophie Rechnungen erstellen?

4Ist Sophies Antwort rechtsverbindlich?

5Wie viele Sophie-Anfragen habe ich pro Monat?

6Warum nutzt BuchhaltGenie EU-gehostete KI?

7Sind meine Daten bei der KI-Verarbeitung sicher?

8Wie genau ist die KI im Vergleich zu Cloud-APIs?

Funktionen & Features8 Fragen

1Wie funktioniert die OCR-Belegerkennung?

2Was kann der Sophie AI-Assistent?

3Kann ich Bankkonten automatisch importieren?

4Wie funktioniert das Dashboard und Reporting?

5Kann ich eigene Rechnungsvorlagen gestalten?

6Wie erstelle ich die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)?

7Kann ich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?

8Unterstützt BuchhaltGenie Bankimport und Zahlungsabgleich?

Preise & Pakete4 Fragen

1Gibt es einen kostenlosen Free-Plan?

2Sind die Preise inklusive österreichischer Umsatzsteuer?

3Kann ich jederzeit kündigen?

4Was passiert, wenn mein Fair-Use-Limit erreicht ist?

Sicherheit & Support3 Fragen

1Wo werden meine Daten gespeichert?

2Ist BuchhaltGenie DSGVO-konform?

3Bietet ihr Support auf Deutsch?